PRIVACY POLICY
Gentile Interessato,
Vikey S.r.l. ha grande rispetto per la privacy degli Utenti.
I dati che saranno eventualmente comunicati attraverso la Piattaforma (infra descritto) saranno trattati con la massima attenzione e con tutti gli strumenti atti a garantirne la sicurezza, nel pieno rispetto della normativa vigente posta a tutela della riservatezza dei dati. Desideriamo informarLa che il “Regolamento Europeo 2016/679 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al Trattamento dei Dati Personali, nonché alla libera circolazione di tali dati” (da ora in poi “Regolamento” o “GDPR”) prevede la protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati di carattere personale come diritto fondamentale. Pertanto, ai sensi dell'articolo 13 del GDPR, desideriamo informarla di quanto segue.
Vikey offre un servizio innovativo nei confronti di proprietari e gestori di immobili che, grazie a Vikey, possono effettuare il self check-in degli ospiti nelle proprie strutture ricettive.
In particolare, si tratta di un servizio che permette agli Utenti, attraverso l’uso della presente piattaforma gestita da Vikey (la “Piattaforma”), la gestione dei check-in da remoto e/o l’ingresso con chiave digitale all’interno delle strutture ricettive da parte degli ospiti.
A seguito di quanto appena esposto, Vikey agisce per conto degli Utenti, proprietari e gestori degli immobili nei quali l’ospite decide di soggiornare.
Vikey, in conformità al GDPR, agisce in qualità di Titolare del trattamento, in riferimento ai dati comunicati dagli Utenti in sede di registrazione e dei dati di navigazione, in particolare, i dati di cui ai punti a) e b) dell’articolo 3 della presente informativa.
"Dati Personali" qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile, con particolare riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all'ubicazione, un identificativo online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale.
"Responsabile del Trattamento" la persona fisica, giuridica, la pubblica amministrazione e qualsiasi altro ente che tratta dati personali per conto del titolare.
"Titolare" la persona fisica o giuridica, l'autorità pubblica, il servizio o altro organismo che, singolarmente o insieme ad altri, determina le finalità e i mezzi del trattamento di dati personali e gli strumenti adottati, ivi comprese le misure di sicurezza.
“Guest” è l’ospite della struttura ricettiva gestita dall’Utente.
"Utente/i" e/o "Interessato/i" l'individuo che fa uso della presente Piattaforma a cui si riferiscono i Dati Personali.
Il Titolare raccoglie direttamente dai propri Utenti i Dati Personali e altre informazioni nell'ambito dei processi di registrazione alla Piattaforma per fornire i servizi richiesti dagli Utenti (si tratta di dati quali: l'indirizzo e-mail, il nome, cognome, genere, data di nascita, cittadinanza, luogo di nascita, residenza, tipo di documento, numero documento, luogo di rilascio documento e una foto identificativa). Tali dati sono strettamente necessari all’erogazione dei servizi promossi da Vikey.
Oggetto del trattamento possono essere i Dati Personali degli Utenti, quali:
Vikey tratterà i dati personali necessari a fornire il servizio richiesto e a registrarsi correttamente alla Piattaforma per permettere l’accesso alla stessa e l’utilizzo dei servizi connessi. Tali dati sono forniti direttamente dall’Interessato e possono includere i dati anagrafici e i dati di contatto, tra cui rientrano, a titolo non esaustivo, l'indirizzo e-mail, il nome, cognome, genere, data di nascita, cittadinanza, luogo di nascita, residenza, tipo di documento, numero documento e luogo di rilascio documento. Qualora l’Utente lo autorizzi, Vikey potrà memorizzare dati di autenticazione, che saranno utilizzati solo per le finalità di esecuzione del contratto. Si fa inteso che l’Utente ha sempre diritto a chiedere al Titolare la cancellazione dei Dati Personali raccolti.
I sistemi informatici e gli applicativi dedicati al funzionamento della Piattaforma di Vikey possono rilevare, nel corso del loro normale funzionamento, alcuni dati (la cui trasmissione è implicita nell’uso dei protocolli di comunicazione di Internet) potenzialmente associati a utenti identificabili.
L’invio volontario ed esplicito di posta elettronica agli indirizzi indicati nei differenti canali di accesso alla piattaforma Vikey, non comporta richiesta di consenso e comporta l’acquisizione dell’indirizzo e dei dati del mittente, necessario per rispondere alle richieste, nonché degli eventuali altri dati personali inseriti nella missiva. Tali dati si intendono volontariamente forniti dall'Utente al momento della richiesta di erogazione del servizio. Inserendo un commento o altra informazione l'Utente accetta espressamente il presente documento, e in particolare acconsente che i contenuti inseriti siano liberamente diffusi anche a terzi nell’ambito dell’erogazione dei servizi. Al contrario, specifiche informative di sintesi saranno riportate o visualizzate nelle sezioni della presente Piattaforma così come predisposte per particolari servizi a richiesta (form). L’Utente dovrà pertanto acconsentire esplicitamente all’utilizzo dei dati riportati in questi form per poter inviare la richiesta. Vikey non potrà essere ritenuta responsabile di eventuali divulgazioni sulla piattaforma di contenuti forniti volontariamente dall’Utente nell’ambito dei servizi. Resta inteso che in nessun caso Vikey diffonderà i Dati Personali forniti volontariamente dall’Utente, a meno che questi dati non siano strettamente necessari al compimento delle finalità di cui al servizio offerto da Vikey.
La Piattaforma fa uso di provider di servizi terzi per concedere all’Utente un servizio completo. Si fa presente, sin d’ora per allora, che l’utilizzo di suddetti provider possa comportare una trasmissione dei Dati Personali verso un paese terzo. Per questa ragione, l’Utente ha la possibilità di effettuare una verifica sull’utilizzo dei dati personali del provider attraverso i seguenti link: i) Amazon AWS https://aws.amazon.com/it/privacy/ ; ii) Stripe, https://stripe.com/it/privacy; iii) Mailgun, https://www.mailgun.com/legal/privacy-policy/; iv) Twilio, https://www.twilio.com/legal/privacy; v) Zoho, https://www.zoho.com/privacy.html; vi) Wati, https://www.wati.io/privacy-policy/; vii) Dialpad, https://www.dialpad.com/legal/#privacy; vii) Intercom, https://www.intercom.com/legal/privacy; viii) Google Cloud, https://cloud.google.com/terms/cloud-privacy-notice?hl=it; ix) Typeform, https://admin.typeform.com/to/dwk6gt/?typeform-source=www.typeform.com&_gl=1*17lc6dn*_gcl_au*NzY5NDQzNjczLjE3MzAxMDk2MzQ.&tid=f1d9464e-fd6a-40ae-8858-2012eebbd2e5; x) Google Analytics, https://policies.google.com/privacy?hl=en
I dati personali in possesso del Responsabile sono raccolti direttamente presso l’Interessato tramite la compilazione volontaria delle richieste specifiche in sede di registrazione e utilizzo della Piattaforma.
Il trattamento dei dati degli Utenti ha le seguenti finalità e base giuridica:
Finalità: autenticazione, utilizzo e accesso alla piattaforma.
Base giuridica: adempimento contrattuale.
Finalità: pagamento degli Utenti per il soggiorno prenotato e per i servizi aggiuntivi.
Base giuridica: adempimento contrattuale.
Provider: Stripe
Finalità: aggiornamenti sui prodotti e servizi di Vikey.
Base giuridica: legittimo interesse di Vikey.
Provider: Mailgun, Intercom, Zoho Campaigns
Finalità: utilizzo di dati aggregati e anonimi per migliorare il servizio.
Base giuridica: legittimo interesse.
Finalità: rilevare, impedire o interrompere attività fraudolente sulla Piattaforma.
Base giuridica: interesse legittimo e obbligo di legge.
Finalità: rispettare gli obblighi di legge.
Base giuridica: obbligo di legge.
Finalità: rispettare gli obblighi di legge.
Base giuridica: obbligo di legge.
Finalità: garantire e migliorare l’esperienza di servizio.
Base giuridica: il legittimo interesse .
Finalità: è la finalità connaturata nella richiesta di inserimento di quel dato.
Base giuridica: Consenso dell’Utente.
Il conferimento dei dati personali per le finalità di cui ai punti 1 e 2 del presente articolo sono necessari per permetterti la registrazione sulla piattaforma. Pertanto, in assenza dei suddetti dati, non sarà possibile usufruire dei nostri servizi. Per conoscere le modalità di trattamento del Titolare del Trattamento, l’Utente potrà inviare una richiesta diretta all’indirizzo e-mail info@vikey.it.
Nei limiti pertinenti alle finalità di trattamento indicate, i dati degli Utenti dovranno essere comunicati al Titolare. Inoltre, i dati degli Utenti potranno essere ulteriormente comunicati a partner, aziende private, fornitori di servizi tecnici terzi, hosting provider, società informatiche, restando inteso che, ai sensi del principio di minimizzazione espresso dal GDPR, verranno condivisi solamente i dati necessari per il conseguimento delle finalità per cui sono trasferiti. A tal proposito, si ricorda che non verranno condivise le immagini degli Utenti, né tantomeno i dati relativi ai documenti di identità degli Utenti (fatto salvo per i paesi in cui viene richiesto espressamente dalle autorità).
Qualora i fornitori trattino dati personali per conto del Titolare, gli stessi saranno nominati responsabili del trattamento ex. art. 28 GDPR.
Per conoscere le modalità di trattamento del Titolare del Trattamento, l’Utente potrà inviare una richiesta all’indirizzo e-mail info@vikey.it.
Vikey potrebbe condividere alcuni dei dati raccolti con servizi localizzati al di fuori dell'area dell'Unione Europea. In particolare, tramite il servizio dei Provider Terzi. Il trasferimento è autorizzato e strettamente regolato dall'articolo 45, comma 1 del Regolamento UE 2016/679, per cui non necessita di autorizzazioni specifiche.
In base al principio di limitazione della conservazione (art.5, GDPR), la verifica dell'obsolescenza dei dati conservati in relazione alle finalità per cui sono stati raccolti viene effettuata periodicamente.
In particolare:
Resta inteso che Vikey è un’azienda italiana che opera all’interno di alcuni paesi dell’Unione Europea. Ciò comporta che le disposizioni di legge legate alla conservazione dei Dati Personali dell’Utente possano variare in base al paese nel quale esso decide di soggiornare ma non solo. Per maggiori informazioni l’Utente può sempre rivolgersi al servizio clienti di Vikey ovvero inviando una comunicazione presso info@vikey.it.
Per conoscere le modalità di trattamento del Titolare del Trattamento, l’Utente potrà inviare una richiesta all’indirizzo e-mail info@vikey.it.
L’Interessato ha sempre diritto a richiedere al Titolare l’accesso ai propri dati, la rettifica o la cancellazione degli stessi, la limitazione del trattamento o la possibilità di opporsi al trattamento, di richiedere la portabilità dei dati, di revocare il consenso al trattamento facendo valere questi e gli altri diritti previsti dal GDPR tramite semplice comunicazione al Titolare. L’Interessato può in ogni caso proporre reclamo anche a un’autorità di controllo.
L’Interessato potrà inoltrare le suddette richieste al seguente indirizzo e-mail: info@vikey.it
I Dati Personali forniti dagli Utenti formeranno oggetto di operazioni di trattamento nel rispetto della normativa sopra citata e degli obblighi di riservatezza cui è ispirata l'attività del Responsabile. I dati verranno trattati sia con strumenti informatici sia su supporti cartacei sia su ogni altro tipo di supporto idoneo, nel rispetto delle misure adeguate di sicurezza ai sensi dell’art 5 par. 1 lett. F del GDPR.
L'informativa è resa per la Piattaforma Vikey. L'informativa può subire modifiche a causa dell'introduzione di nuove norme al riguardo, premesso che Vikey informerà tempestivamente gli Utenti in tal caso, si invita l'Utente a controllare periodicamente la Privacy Policy per rimanere aggiornato.
Ultimo aggiornamento 22.10.2024
NOMINA A RESPONSABILE DEL TRATTAMENTO DATI PERSONALI DEI GUEST
Quanto al trattamento dei dati personali dei Guest, di cui è titolare del trattamento l’Utente, le Parti riconoscono che VIKEY agisce in qualità di Responsabile del trattamento ai sensi dell’art. 28 del GDPR.
Vikey limitatamente alla prestazione delle attività relative alla Piattaforma, si obbliga a:
