Vikey S.r.l. ha grande rispetto per la privacy degli Utenti.

I dati che saranno eventualmente comunicati attraverso l’App Mobile (infra descritto) saranno trattati con la massima attenzione e con tutti gli strumenti atti a garantirne la sicurezza, nel pieno rispetto della normativa vigente posta a tutela della riservatezza dei dati. Desideriamo informarLa che il “Regolamento Europeo 2016/679 relativo alla protezione delle persone fisiche con riguardo al Trattamento dei Dati Personali, nonché alla libera circolazione di talidati” (da ora in poi “Regolamento” o “GDPR”) prevede la protezione delle persone fisiche con riguardo al trattamento dei dati di carattere personale come diritto fondamentale. Pertanto, ai sensi dell'articolo 13 delGDPR, desideriamo informarla di quanto segue.

1. COS’È VIKEY E COME FUNZIONA

Vikey offre un servizio innovativo nei confronti di proprietari e gestori di immobili che, grazie a Vikey,possono effettuare il self check-in degli ospiti nelle proprie strutture ricettive.

In particolare, si tratta di un servizio che permette agli Utenti, attraverso l’uso della presente app mobile gestita da Vikey (l’“App Mobile”), il check-in da remoto e/o l’ingresso con chiave digitale all’interno dellestrutture ricettive. A seguito di quanto appena esposto, Vikey agisce per conto degli host, dei proprietari e dei gestori degliimmobili nei quali l’Utente decide di soggiornare.

Vikey, in conformità al GDPR, agisce in qualità di Responsabile del trattamento, in riferimento ai dati comunicati dagli Utenti in sede di registrazione e dei dati di navigazione, in particolare, i dati di cui ai punti

a) e b) dell’articolo 3 della presente informativa. Gli host, gli hotel manager, i proprietari e i gestori degli immobili (collettivamente, gli “Host”), che ricevono i dati forniti dagli Utenti a Vikey, agiscono in qualità di Titolare del Trattamento, ai sensi del Regolamento.

Accettando la seguente informativa privacy, l’Utente dichiara di essere consapevole che i suoi dati personali potranno essere comunicati anche a soggetti terzi per le finalità connesse all’erogazione dei servizi, così come meglio specificato al successivo articolo 7 della presente informativa.

2. GLOSSARIO

"Dati Personali" qualsiasi informazione riguardante una persona fisica identificata o identificabile, conparticolare riferimento a un identificativo come il nome, un numero di identificazione, dati relativi all'ubicazione, un identificativo online o a uno o più elementi caratteristici della sua identità fisica, fisiologica, genetica, psichica, economica, culturale o sociale.

"Vikey" è la società Vikey S.r.l. - Via Salaria, 292 | 00198 | Roma (Rm) | P. IVA: 13657201003, Mail: info@vikey.it.

"Responsabile del Trattamento" la persona fisica, giuridica, la pubblica amministrazione e qualsiasi altro ente che tratta dati personali per conto del Titolare.

"Titolare" la persona fisica o giuridica, l'autorità pubblica, il servizio o altro organismo che, singolarmente o insieme ad altri, determina le finalità e i mezzi del trattamento di dati personali e gli strumenti adottati, ivi comprese le misure di sicurezza.

"Utente/i" e/o "Interessato/i" l'individuo che fa uso della presente App Mobile a cui si riferiscono i Dati Personali.

3. CATEGORIE DI DATI

Su richiesta del Titolare, il Responsabile raccoglie direttamente dai propri Utenti i Dati Personali e altre informazioni nell'ambito dei processi di registrazione sull’App Mobile per fornire i servizi richiesti dagli Utenti (si tratta di dati quali: l'indirizzo e-mail, il nome, cognome, genere, data di nascita, cittadinanza, luogo di nascita, residenza, tipo di documento, numero documento, luogo di rilascio documento e una foto identificativa) al fine di soggiornare nelle strutture ricettive del Titolare del Trattamento. Tali dati sono ritenuti dal Titolare come strettamente necessari al

soggiorno nella propria struttura.

Il Responsabile del Trattamento ha facoltà di inviare all’Utente comunicazioni inerenti servizi proposti da terze parti che possono migliorare l’esperienza di soggiorno dell’Utente. A titolo esemplificativo e non esaustivo, tali servizi comprendono: esperienze quali tour e corsi, biglietteria, transfer, coperture assicurative, e-sim, acquisto di servizi di delivery, remarketing, ecc...

a. Oggetto del trattamento possono essere i Dati Personali degli Utenti, necessari al Titolare al fine di effettuare correttamente il check-in, quali:Dati forniti in fase di registrazione e dati necessari al pagamento.

Vikey tratterà i dati personali necessari a fornire il servizio richiesto e a registrarsi correttamente sull’App Mobile per permettere l’accesso alla piattaforma e l’utilizzo dei servizi connessi. Tali dati sono forniti direttamente dall’Interessato e possono includere i dati anagrafici e i dati di contatto, tra cui rientrano, a titolo non esaustivo, l'indirizzo e-mail, il nome, cognome, genere, data di nascita, cittadinanza, luogo di nascita, residenza, tipo di documento, numero documento e luogo di rilascio documento. Vikey potrà trattare anche i dati relativi alla fatturazione e i dati necessari al pagamento del soggiorno (qualora venga richiesto direttamente dell’Host). Qualora l’Utente lo autorizzi, Vikey potrà memorizzare dati di autenticazione, che saranno utilizzati solo per le finalità di esecuzione del contratto. Si fa inteso che l’Utente ha sempre diritto a chiedere al Responsabile e/o al Titolare la cancellazione dei Dati Personali raccolti.

b. Dati forniti per effettuare il check-in

Gli host, gli hotel manager, i proprietari e i gestori degli immobili necessitano di alcuni Dati Personali dell’Utente affinché quest’ultimo possa effettuare correttamente il check-in presso le strutture. Alcuni Dati Personali, quali la foto personale, sono necessari affinché i Titolari del Trattamento confermino che la foto personale (inviata tramite l’App Mobile) corrisponda con il documento d’identità dell’Utente che intende effettuare il check-in. Vikey conserverà solamente i Dati Personali essenziali ai sensi degli obblighi di legge (di cui, a titolo esemplificativo e non esaustivo, il Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza). La foto personale dell’Utente verrà eliminata una volta che l’Host conferma che il check-in sia avvenuto correttamente.

c. Dati raccolti in automatico.

I sistemi informatici e gli applicativi dedicati al funzionamento dell’App Mobile di Vikey possono rilevare, nel corso del loro normale funzionamento, alcuni dati (la cui trasmissione è implicita nell’uso dei protocolli di comunicazione diInternet) potenzialmente associati a utenti identificabili.

d. Dati forniti volontariamente dall’Utente.

L’invio volontario ed esplicito di posta elettronica agli indirizzi indicati nei differenti canali di accesso alla piattaforma Vikey, non comporta richiesta di consenso e comporta l’acquisizione dell’indirizzo e dei dati del mittente, necessario per rispondere alle richieste, nonché degli eventuali altri dati personali inseriti nella missiva. Tali dati si intendono volontariamente forniti dall'Utente al momento della richiesta di erogazione del servizio. Inserendo un commento o altra informazione l'Utente accetta espressamente il presente documento, e in particolare acconsente che i contenuti inseriti siano liberamente diffusi anche a terzi nell’ambito dell’erogazione dei servizi. Al contrario, specifiche informative di sintesi saranno riportate o visualizzate nelle sezioni della presente App Mobile così come predisposte per particolari servizi a richiesta (form). L’Utente dovrà pertanto acconsentire esplicitamente all’utilizzo dei dati riportati in questi form per poter inviare la richiesta. Vikey non potrà

essere ritenuta responsabile di eventuali divulgazioni sulla piattaforma di contenuti forniti volontariamente dall’Utente nell’ambito dei servizi. Resta inteso che in nessun caso Vikey diffonderà i Dati Personali forniti volontariamente dall’Utente, a meno che questi dati non siano strettamente necessari al compimento delle finalità di cui al servizio offerto da Vikey.

e. Provider Terzi.

L’App Mobile fa uso di provider di servizi terzi per concedere all’Utente un servizio completo che permetta: l’ingresso dell’Utente all’interno della struttura ricettiva facendo un confronto tra fotografia e documento d’identità attraverso Amazon AWS; il pagamento del soggiorno tramite Stripe; l’invio sicuro delle comunicazioni (agli Utenti) tramite Mailgun; e l’invio di comunicazioni brevi (sms) tramite Twilio o ancora i Provider Wati e Zoho. Si fa presente, sin d’ora per allora, che l’utilizzo di suddetti provider possa comportare una trasmissione dei Dati Personali verso un paese terzo. Per questa ragione, l’Utente ha la possibilità di effettuare una verifica sull’utilizzo dei dati personali del provider attraverso i seguenti link: i) Amazon AWS https://aws.amazon.com/it/privacy/ ; ii) Stripe, https://stripe.com/it/privacy; iii) Mailgun, https://www.mailgun.com/legal/privacy-policy/; iv) Twilio, https://www.twilio.com/legal/privacy; v) Zoho, https://www.zoho.com/privacy.html; vi) Wati, https://www.wati.io/privacy-policy/; vii) Google Cloud, https://cloud.google.com/terms/cloud-privacy-notice?hl=it;

4. FONTE DEI DATI PERSONALI

I dati personali in possesso del Responsabile sono raccolti direttamente presso l’Interessato tramite la compilazione volontaria delle richieste specifiche in sede di registrazione e utilizzo dell’App Mobile.

5. FINALITÀ DI TRATTAMENTO DEI DATI E BASE GIURIDICA

Il trattamento dei dati degli Utenti ha le seguenti finalità e base giuridica:

1. Registrazione e accesso alla piattaforma

Finalità: autenticazione, utilizzo e accesso alla piattaforma.

Base giuridica: adempimento contrattuale con il Responsabile.

2. Elaborazione del pagamento

Finalità: pagamento degli Utenti per il soggiorno prenotato e per i servizi aggiuntivi.

Base giuridica: adempimento contrattuale con il Titolare.

Provider: Stripe

3. Dati strettamente necessari al check-in

Finalità: richiesta espressa degli Host che necessitano di verificare l’identità dell’Utente

Base giuridica: adempimento contrattuale con il Titolare.

4. Invio di Comunicazioni Guest Experience

Finalità: migliorare l’esperienza di soggiorno dell’Utente.

Base giuridica: legittimo interesse dell’Utente.

5. Invio di comunicazioni di marketing diretto

Finalità: aggiornamenti sui prodotti e servizi del Responsabile.

Base giuridica: legittimo interesse del Responsabile.

Provider: Mailgun

6. Manutenzione e miglioramento del servizio

Finalità: utilizzo di dati aggregati e anonimi per migliorare il servizio.

Base giuridica: legittimo interesse del Responsabile.

7. Rilevare o impedire attività fraudolente

Finalità: rilevare, impedire o interrompere attività fraudolente sull’App Mobile.

Base giuridica: interesse legittimo del Responsabile e obbligo di legge.

8. Ottemperanza a ordini dell’autorità giudiziaria

Finalità: rispettare gli obblighi di legge.

Base giuridica: obbligo di legge.

9. Scritture contabili

Finalità: rispettare gli obblighi di legge.

Base giuridica: obbligo di legge.

10. Dati raccolti in automatico

Finalità: garantire e migliorare l’esperienza di servizio.

Base giuridica: il legittimo interesse del Responsabile.

11. Dati forniti volontariamente dall’Utente,

Finalità: è la finalità connaturata nella richiesta di inserimento di quel dato.

Base giuridica: Consenso dell’Utente.

Il conferimento dei dati personali per le finalità di cui ai punti 1, 2 e 3 del presente articolo sono necessari per permetterti la registrazione sulla piattaforma e per soggiornare all’interno della struttura ricettiva del Titolare. Pertanto, in assenza dei suddetti dati, non sarà possibile usufruire dei nostri servizi. Per conoscere le modalità di trattamento del Titolare del Trattamento, l’Utente potrà inviare una richiesta diretta al Titolare stesso ovvero all’indirizzo e-mail info@vikey.it.

6. DATI DEI MINORI

Il Responsabile non raccoglie dati personali di minori di 14 anni rispettando quanto previsto dal d.lgs. 101/2018. L’Utente che fornisca dati non veritieri in sede di registrazione manleva espressamente il Titolare da ogni forma

di responsabilità, restando inteso che tale esonero si estende ai genitori e/o tutori dell’Utente minore di 14 anni. Qualora un genitore o tutore dell’Utente minore ritenga che quest’ultimo si sia registrato in piattaforma Vikey dovrà darne immediata comunicazione al Titolare che provvederà alla cancellazione dei dati personali dell’Utente minore.

Si rende necessario informare l’Utente che, qualora siano presenti dei minori di 14, al solo fine di permettere l’ingresso di tali soggetti all’interno nella struttura ricettiva del Titolare, Vikey potrà richiedere i seguenti dati: nome, cognome, genere e data di nascita.

Per conoscere le modalità di trattamento del Titolare del Trattamento, l’Utente potrà inviare una richiesta diretta al Titolare stesso ovvero all’indirizzo e-mail info@vikey.it.

7. DESTINATARI DEI DATI

Nei limiti pertinenti alle finalità di trattamento indicate, i dati degli Utenti dovranno essere comunicati al Titolare. Inoltre, i dati degli Utenti potranno essere ulteriormente comunicati a partner, aziende private, fornitori di servizi tecnici terzi, hosting provider, società informatiche, restando inteso che, ai sensi del principio di minimizzazione espresso dal GDPR, verranno condivisi solamente i dati necessari per il conseguimento delle finalità per cui sono trasferiti. A tal proposito, si ricorda che non verranno condivise le immagini degli Utenti, né tantomeno i dati relativi ai documenti di identità degli Utenti (fatto salvo per i paesi in cui viene richiesto espressamente dalle autorità).

Qualora i fornitori trattino dati personali per conto del Responsabile, gli stessi saranno nominati responsabili del trattamento ex. art. 28 GDPR.

Per conoscere le modalità di trattamento del Titolare del Trattamento, l’Utente potrà inviare una richiesta diretta al Titolare stesso ovvero all’indirizzo e-mail info@vikey.it.

8. TRASFERIMENTO DEI DATI VERSO UN PAESE TERZO

Vikey potrebbe condividere alcuni dei dati raccolti con servizi localizzati al di fuori dell'area dell'Unione Europea. In particolare, tramite il servizio dei Provider Terzi. Il trasferimento è autorizzato e strettamente regolato dall'articolo 45, comma 1 del Regolamento UE 2016/679, per cui non necessita di autorizzazioni specifiche. Per conoscere le modalità di trattamento del Titolare del Trattamento, l’Utente potrà inviare una richiesta diretta al Titolare stesso ovvero all’indirizzo e-mail info@vikey.it.

9. PERIODO DI CONSERVAZIONE

In base al principio di limitazione della conservazione (art.5, GDPR), la verifica dell'obsolescenza dei dati conservati in relazione alle finalità per cui sono stati raccolti viene effettuata periodicamente. In particolare:

a) i dati necessari alla registrazione vengono trattati, per il tempo strettamente necessario al conseguimento della finalità per cui sono raccolti. Alcuni dati (quali i documenti d’identità)possono essere trattenuti solo in base alle scadenze previste dalle norme di legge.

b) i dati strettamente necessari al check-in (quali la foto personale caricata nell’App Mobile) verranno eliminati da Vikey dal momento successivo alla ricezione di conferma d’identità determinata dall’Host. c) i dati raccolti in automatico vengono trattati, per il tempo strettamente necessario, al solo fine di ricavare informazioni statistiche sull’uso della piattaforma e per controllarne il regolare funzionamento, anche a fini di sicurezza o in base alle scadenze previste dalle norme di legge,

d) i dati forniti volontariamente dall’Utente verranno conservati per un arco di tempo non superiore al conseguimento delle finalità per le quali sono trattati o in base alle scadenze previste dalle norme di legge.

Resta inteso che Vikey è un’azienda italiana che opera all’interno di alcuni paesi dell’Unione Europea. Ciò comporta che le disposizioni di legge legate alla conservazione dei Dati Personali dell’Utente possano variare in base al paese nel quale esso decide di soggiornare ma non solo. Per maggiori informazioni l’Utente può sempre

rivolgersi al servizio clienti di Vikey ovvero inviando una comunicazione presso info@vikey.it. Per conoscere le modalità di trattamento del Titolare del Trattamento, l’Utente potrà inviare una richiesta diretta al Titolare stesso ovvero all’indirizzo e-mail info@vikey.it.

10. DIRITTI DELL’INTERESSATO

L’Interessato ha sempre diritto a richiedere al Titolare e al Responsabile l’accesso ai propri dati, la rettifica o la cancellazione degli stessi, la limitazione del trattamento o la possibilità di opporsi al trattamento, di richiedere la portabilità dei dati, di revocare il consenso al trattamento facendo valere questi e gli altri diritti previsti dal GDPR tramite semplice comunicazione al Titolare e/o al Responsabile. L’Interessato può in ogni caso proporre reclamo anche a un’autorità di controllo.

L’Interessato potrà inoltrare le suddette richieste al seguente indirizzo e-mail: info@vikey.it

11.MODALITÀ DI TRATTAMENTO DEI DATI

I Dati Personali forniti dagli Utenti formeranno oggetto di operazioni di trattamento nel rispetto della normativa sopra citata e degli obblighi di riservatezza cui è ispirata l'attività del Responsabile. I dati verranno trattati sia con strumenti informatici sia su supporti cartacei sia su ogni altro tipo di supporto idoneo, nel rispetto delle misure adeguate di sicurezza ai sensi dell’art 5 par. 1 lett. F del GDPR.

12. NOTE FINALI E MODALITA’ DI AGGIORNAMENTO

L'informativa è resa solo per la piattaforma Vikey e non anche per altri siti web e/o app mobile eventualmente consultati dall'utente tramite link contenuti nella presente App Mobile. L'informativa può subire modifiche a causa dell'introduzione di nuove norme al riguardo, premesso che Vikey informerà tempestivamente gli Utenti in tal caso, si invita l'Utente a controllare periodicamente la Privacy Policy per rimanere aggiornato.

Ultimo aggiornamento 28.11.2024