Dalla prenotazione diretta al check-in digitale, una guida completa per host e property manager: scopri le tecnologie indispensabili per migliorare efficienza, automatizzare la gestione e aumentare i profitti nel mercato degli affitti brevi
Nel mercato degli affitti brevi del 2025, affidarsi a metodi manuali non basta più. La concorrenza aumenta, gli standard degli ospiti si alzano e le normative diventano sempre più stringenti. Proprietari, host e gestori di B&B devono poter contare su strumenti digitali avanzati per automatizzare le operazioni, evitare errori e offrire un’esperienza impeccabile. Dall’ottimizzazione delle prenotazioni alla comunicazione automatica, fino al check-in digitale, ogni fase può essere migliorata grazie alla tecnologia.
In questa guida, scopriamo i 10 strumenti indispensabili per una gestione efficiente e redditizia.
1. Sito web con Booking Engine: più prenotazioni dirette, meno commissioni
Un sito web professionale con Booking Engine integrato consente agli ospiti di prenotare direttamente, evitando le commissioni delle OTA (Online Travel Agencies come Airbnb, Booking.com, Expedia). È essenziale che il sito sia responsive, veloce, SEO ottimizzato e dotato di sistemi di pagamento sicuri. Questa strategia aiuta a fidelizzare gli ospiti, aumentare il margine di guadagno e migliorare la visibilità online.
2. Channel Manager: gestione centralizzata degli annunci
Il Channel Manager è uno strumento che sincronizza automaticamente calendario, prezzi e disponibilità su tutte le piattaforme. Elimina il rischio di overbooking, consente aggiornamenti in tempo reale e fa risparmiare tempo prezioso. È ideale per chi gestisce più proprietà o lavora su più canali.
3. PMS (Property Management System): il cuore operativo
Il PMS è il centro di controllo dell’attività: consente di gestire check-in, check-out, pulizie, manutenzioni, comunicazioni e report da un’unica piattaforma. Integrandolo con Channel Manager e Booking Engine, si crea un sistema efficiente e completamente automatizzato.
4. Comunicazione automatizzata con gli ospiti
Utilizzare software di messaggistica automatizzata consente di inviare risposte rapide e personalizzate in ogni fase del soggiorno: dalla conferma alla guida all’arrivo, fino al follow-up post soggiorno. Questo migliora la customer experience, aumenta il numero di recensioni positive e riduce le richieste ripetitive.
5. Google Business Profile e SEO
Un profilo ottimizzato su Google Business Profile (ex Google My Business) consente agli utenti di trovarti facilmente su Google Maps e nella ricerca locale. Raccogliere recensioni autentiche, aggiornare le informazioni e collegare il sito web può aumentare notevolmente le prenotazioni dirette.
Instagram e Facebook sono vetrine ideali per raccontare la tua struttura. Immagini professionali, storie, video, promozioni stagionali e recensioni creano fiducia e coinvolgimento. Una strategia social coerente può portare nuovi ospiti e migliorare la reputazione online.
7. Dynamic Pricing: automatizzare le tariffe per ottimizzare i guadagni
Gli strumenti di dynamic pricing aggiornano i prezzi automaticamente in base a domanda, stagionalità, eventi e andamento del mercato. Consentono di ottimizzare l’ADR (Average Daily Rate) e di restare competitivi aumentando i ricavi, soprattutto nei periodi di maggiore attività.
8. Dashboard e analisi dei dati
Nel campo degli affitti brevi, monitorare tasso di occupazione, canali di vendita, ricavi e recensioni è fondamentale per prendere decisioni strategiche. Le dashboard moderne aiutano host e property manager a individuare punti deboli e opportunità di crescita, e a fornire report dettagliati ai proprietari.
9. Check-in digitale: sicurezza e automazione
La burocrazia nei check-in può essere snellita grazie a soluzioni come quelle offerte da Vikey. Vikey permette di automatizzare l’invio dei dati al portale Alloggiati Web e all’ISTAT, rispettando la normativa vigente. Inoltre, grazie alla sua tecnologia di apertura da remoto, consente agli host di gestire il check-in senza essere fisicamente presenti, utilizzando serrature smart e citofoni intelligenti. La piattaforma si integra anche con i principali PMS e migliora l’esperienza degli ospiti grazie alla semplicità d’uso e alla sicurezza dei sistemi.
10. Guide digitali personalizzate per gli ospiti
Le guide digitali sono strumenti semplici ma estremamente efficaci. Forniscono informazioni utili su regole della casa, elettrodomestici, trasporti, ristoranti, attrazioni e numeri utili. Migliorano la qualità del soggiorno e riducono il numero di richieste dirette da parte degli ospiti.
Consiglio bonus: co-host e check-in manager per una gestione delegata
Affidarsi a un co-host o a un check-in manager può alleggerire il carico di lavoro. Il co-host gestisce comunicazione, operatività e pulizie; il check-in manager si occupa dell’accoglienza, verifica documenti e riscossione della tassa di soggiorno. Supportati da sistemi digitali come quelli offerti da Vikey, possono garantire una gestione continua ed efficiente anche in tua assenza.
Tecnologia, efficienza e profitti in crescita
In conclusione, la gestione moderna degli affitti brevi passa necessariamente attraverso strumenti digitali intelligenti. Booking Engine, PMS, Channel Manager, sistemi di check-in da remoto e strumenti di analisi offrono vantaggi tangibili: risparmio di tempo, servizio migliore e aumento dei guadagni. Investire in tecnologia è la chiave per crescere in un mercato sempre più competitivo.