Self check-in sì, ma solo con verifica “de visu”: la sentenza del Consiglio di Stato ridefinisce le regole per affitti brevi e B&B. Cosa prevede la normativa, quali sono gli obblighi per gli host e come utilizzare soluzioni digitali conformi per gestire gli accessi anche da remoto
Negli ultimi anni il settore degli affitti brevi, delle case vacanze e dei B&B ha vissuto una trasformazione profonda, spinta dalla digitalizzazione dei processi e dalla diffusione del self check-in. Ma nel 2025, con la sentenza del Consiglio di Stato del 21 novembre, il quadro normativo si è definitivamente chiarito: il self check-in è legale, ma solo se accompagnato da una verifica dell’identità “de visu”.
Un passaggio cruciale che ridefinisce le modalità operative per host e property manager.
Cosa significa “de visu” nella normativa italiana
Il principio del riconoscimento “de visu” deriva dall’articolo 109 del Testo Unico delle Leggi di Pubblica Sicurezza (TULPS), che impone ai gestori di strutture ricettive di identificare gli ospiti e comunicarne i dati alle autorità tramite Alloggiati Web.
La sentenza del Consiglio di Stato ha ribadito un punto fondamentale:
l’identificazione deve avvenire con un controllo visivo reale e immediato.
Questo significa che:
- non è sufficiente ricevere documenti via WhatsApp o email
- non sono valide procedure completamente automatizzate senza verifica
- è obbligatorio accertare che la persona presente corrisponda al documento
Il controllo può avvenire:
- in presenza fisica, oppure
- tramite strumenti digitali (video o tecnologie equivalenti)
Ciò che conta è la verifica in tempo reale.
Self check-in: cosa cambia davvero per host e gestori
La normativa non vieta il self check-in, ma ne ridefinisce i limiti. Non sono più ammessi:
- accessi autonomi tramite keybox
- serrature con codice senza verifica dell’identità
- sistemi completamente automatizzati senza controllo visivo
Restano invece possibili:
- procedure digitali integrate
- sistemi che includano una fase di identificazione “de visu”
Per gli host questo comporta un adeguamento operativo: non basta più automatizzare l’accesso, ma è necessario integrare un momento di verifica dell’identità. Allo stesso tempo, restano invariati gli obblighi: invio dei dati tramite Alloggiati Web entro 24 ore (o 6 ore in alcuni casi); responsabilità diretta del gestore sulla correttezza delle informazioni
Il ruolo della tecnologia: verso un modello ibrido
La sentenza apre chiaramente a un modello ibrido, in cui tecnologia e normativa convivono. Se da un lato viene escluso il self check-in completamente autonomo, dall’altro viene riconosciuta la validità di strumenti digitali capaci di garantire:
- identificazione certa
- tracciabilità
- verifica in tempo reale
Il problema, oggi, è che mancano linee guida dettagliate sulle tecnologie ammesse. Questo genera incertezza tra gli operatori, che devono trovare soluzioni conformi senza rinunciare all’efficienza. Ed è qui che entrano in gioco piattaforme evolute progettate proprio per rispettare il requisito “de visu”.
Il modulo De Visu di Vikey: come funziona
Tra le soluzioni più avanzate c’è il modulo De Visu di Vikey, progettato per garantire un check-in digitale conforme alla normativa. Il sistema introduce una verifica dell’identità direttamente sul posto, davanti all’alloggio, senza necessità di presenza fisica dell’host.
Il processo è semplice e guidato:
- L’ospite apre il link della prenotazione
- Si reca davanti all’appartamento
- Scansiona il QR Code presente sulla porta
- Il sistema richiede un selfie in tempo reale
- Solo dopo la verifica viene consentita l’apertura
Questo passaggio garantisce:
- identificazione immediata
- presenza fisica dell’ospite sul luogo
- tracciabilità dell’accesso
Tutta la documentazione viene archiviata, rendendo disponibili i dati in caso di controlli.
Self check-in verificato: sicurezza e conformità
Il sistema può essere ulteriormente potenziato con il Self Check-in Verificato, che integra il modulo De Visu con il riconoscimento biometrico dei documenti. In questo caso:
- il selfie scattato sul posto viene confrontato con quello caricato in fase di check-in
- viene verificata automaticamente la corrispondenza tra persona e documento
Il risultato è un processo completamente digitale che mantiene, però, tutte le caratteristiche richieste dalla normativa: verifica in tempo reale, controllo visivo e tracciabilità.
Perché scegliere soluzioni digitali conformi
Per gli host e i property manager, adeguarsi alla normativa non significa tornare a una gestione manuale. Al contrario, significa adottare strumenti capaci di:
- rispettare il requisito “de visu”
- semplificare il check-in
- ridurre tempi e costi operativi
- migliorare l’esperienza dell’ospite
In un mercato sempre più competitivo e regolamentato, la tecnologia diventa un alleato fondamentale.
Conclusione
Il self check-in non scompare, ma evolve. La normativa italiana spinge verso un modello più responsabile, in cui la comodità dell’automazione deve convivere con la sicurezza e la corretta identificazione degli ospiti. In questo scenario, le soluzioni digitali progettate per rispettare il requisito “de visu” rappresentano la risposta più efficace. Strumenti come il modulo De Visu di Vikey dimostrano che è possibile gestire check-in da remoto, mantenendo al tempo stesso piena conformità normativa.