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Registro de huéspedes para hoteles: qué es y cómo Vikey te ayuda con la burocracia

El procedimiento de check-in es uno de los factores más valorados por los viajeros, otorgando la mejor puntuación al self check-in autónomo y al check-in anticipado, que consiste en dar un servicio sin largas esperas en recepción o sin tener que amoldarse a horarios estrictos, automatizando el proceso de llegada de los viajeros. 

Hoy vamos a ir un poco más allá, porque mejorar la experiencia de tus clientes no es el único objetivo. Queremos que conozcas cuales son las obligaciones legales que tienen los alojamientos turísticos en España, como son los procedimientos y con que herramientas cuentas para que incluso las tareas burocráticas se conviertan en tareas dinámicas, fáciles y no te supongan un esfuerzo añadido en tu trabajo diario.

Si eres propietario o gestor de un alojamiento turístico en España

Todos los  alojamientos turísticos en España deben cumplir con ciertas normativas, que pueden variar sutilmente en cada CCAA. 

La ley obliga a que los establecimientos de hostelería cumplimenten el libro de registro de viajeros y comuniquen los datos de todos los huéspedes mayores de 14 años a través del envío telemático de los partes de entrada de viajeros, a las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad (Policía, Guardia Civil, Ertzaintza, Policía Foral o Mossos d’Esquadra).

Qué información debe incluir el parte de entrada

Los partes de entrada de viajeros deben de ajustarse a un modelo ya existente, que proporcionan las Autoridades.
Estos documentos deben de incluir cierta información, como:

  • Datos de identificación del viajero: Número de documento de identidad o  pasaporte
  • Fecha de expedición del documento
  • Nombre y apellidos del viajero
  • Sexo
  • Fecha y país de nacimiento
  • Nacionalidad
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Cómo se realiza el alta en Webpol o E-Hotel

El proceso de inscripción de tu hotel es muy sencillo. 

La solicitud de alta se hace de forma presencial. 

El propietario o gestor del hotel deberá identificarse como tal presentando su documento de identidad, la declaración responsable de la actividad (la misma que has presentado en Turismo) y las escrituras o el contrato de gestión del alojamiento.  

Si todo es correcto se validan los documentos y se procede al alta en la web de las Autoridades competentes.

Se te asignará un usuario y una clave para entrar en el sistema de hoteles y realizar diariamente los envíos. 

De esta forma, cada envío que hagas irá asociado al código de tu establecimiento.

¿Qué es el libro de registro?

El libro de registro no es otra cosa que la compilación de los partes de entrada ordenados de forma correlativa, que debes guardar durante al menos 3 años. 

Las Fuerzas y Cuerpos de Seguridad podrán solicitarlo al anfitrión en cualquier momento. 

Los partes de entrada deberán de ser firmados por los huéspedes mayores de 14 años y es responsabilidad del anfitrión solicitar esta información, generar el libro de registros y enviar los partes de entrada de los huéspedes en un plazo máximo de 24 horas después del check-in. Puedes enviar los partes de entrada manualmente, entrando a la web de la policía con tu usuario y clave o puedes utilizar una herramienta que automatice todo este proceso, quitándote horas de trabajo y realizando el envío automáticamente cada vez que haya un check-in.

Vikey te facilita el trabajo diario y te ayuda con la burocracia

Vikey te ofrece diferentes soluciones para la llegada autónoma de tus huéspedes, y en todas ellas el viajero puede anticipar el check-in, realizándose mediante la aplicación web, a través de un enlace que recibirá una vez haya confirmado la reserva. 

Utilizaremos tu usuario y clave para sincronizar tu dispositivo Vikey con el portal web de la Autoridad que corresponda en tu localidad y automatizar el cumplimiento legal del check-in dentro del panel de control MyVikey y en la aplicación Vikey Host.

Nuestros servicios y herramientas  te permiten recoger los datos de tus clientes antes de que estos lleguen a tu hotel y realizar el envío automático de los partes de entrada a las Autoridades. 

¿Cómo funciona el procedimiento de check-in on-line y el envío de datos?

  • Cuando el huésped realiza una reserva, recibe un enlace para completar el check-in on-line anticipado, mediante la aplicación web. 
  • Allí completa sus datos e  incluye una foto de su documento de identidad y un selfie de sí mismo. 
  • Con esa información se completa automáticamente el parte de entrada, que el viajero puede firmar desde su dispositivo. 
  • Cuando la identidad del huésped quede confirmada y llegue la fecha de entrada a tu hotel, Vikey enviará inmediatamente el parte de entrada a las Autoridades. 
  • Los partes de entrada quedarán almacenados generando así el libro de registro.

Cumplimentar cada parte de entrada,  estar al día con los envíos y generar el libro de registros son tareas que te supondrán una inversión de tiempo y personal, si no dispones de una herramienta que te simplifique el proceso.

Por eso, todas las soluciones que te proponemos están diseñadas para facilitarte el trabajo, para ahorrar en costes de gestión y para que estés al día con las obligaciones evitando multas o infracciones. 

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