gestire casa vacanza distanza

Come gestire una casa vacanza a distanza

Al crescere del numero di camere gestite nell’ambito di case vacanza, locazioni turistiche, b&b e affittacamere, sale anche la necessità di delegare e automatizzare le attività di accoglienza degli ospiti, dall’accettazione (o check-in) alla segnalazione dei dati alle autorità, fino alla riscossione della poco amata imposta di soggiorno.

Si fa largo quindi il bisogno di gestire la propria attività ricettiva a distanza, anche se non si è presenti fisicamente all’arrivo dei clienti.

A questo proposito esistono diverse possibilità per gestire un’attività di ospitalità da remoto, tutte perfettamente inquadrate da un punto di vista legale e fiscale, dal self check in alla domotica.

Vediamo allora quali sono e come possono semplificare le procedure di accoglienza.

Delegare l’accoglienza e superare la mania del controllo

In un appartamento di proprietà è naturale per l’host voler avere tutta la situazione sotto il proprio controllo e mostrare in prima persona l’alloggio agli ospiti durante il check-in. O perché no, anche consigliare le migliori attività presenti in zona. Riflettendoci, sarebbe senz’altro un peccato perdere questo tipo d’interazione che spesso è l’essenza di chi lavora nel settore dell’ospitalità.

Tuttavia, in alcuni casi può essere opportuno mettere da parte l’orgoglio per il proprio ruolo e delegare queste attività a collaboratori fidati o meglio, affidarsi alle nuove tecnologie. In quest’ultimo modo sarà possibile, ad esempio, automatizzare l’ingresso dell’ospite con procedure di self check in, mantenendo al tempo stesso il controllo da remoto della situazione.

Gestire l’accoglienza con Co-host, team e collaboratori

In Italia è ancora poco diffusa, ma Airbnb, proprio per aiutare i proprietari di strutture ricettive, alle prese con molti check-in giornalieri, mette a disposizione la figura del co-host. Questa figura, che si tratti di un amico, di un vicino o di una figura professionale, può aiutare l’host in diverse attività predefinite e gli ospiti potranno vedere se presente nella struttura che si sta prenotando, direttamente dall’annuncio.

Oppure, Airbnb permette di aggiungere un team, ovvero una squadra di persone, spesso un’azienda esterna di property management, che si occupa di tutte le incombenze al posto dell’host.

In terza battuta, se si è titolari di un’attività imprenditoriale si possono avere dei propri collaboratori assunti a cui delegare le attività.

Qualunque formula scegliate dovete subito mettere bene in chiaro quali sono le mansioni di ognuno e la percentuale di compenso per gestire determinate attività.

A seconda del grado di autonomia che si vuole concedere, i co-host possono creare gli annunci su Airbnb, modificare calendario e prezzi, scambiare messaggi con gli ospiti, gestire gli aspetti burocratici della prenotazione e accogliere gli ospiti in prima persona, occuparsi di pulizia e manutenzione e gestire le recensioni.

Ciò a cui però un co-host non è abilitato, è vedere i guadagni di un host o la sua attività privata su Airbnb. Non essendoci rischi per la privacy dunque, rappresenta una valida soluzione per gestire le case vacanza a distanza.

Gestire gli arrivi della tua casa vacanza a distanza con il Self Check-in

L’ingresso degli ospiti in un alloggio può essere gestito facilmente con la tecnologia: grazie al self check-in è possibile far entrare i propri clienti gestendo da remoto il citofono o l’apertura della porta solo negli orari prestabiliti, oppure si può fornire un codice che permette di sbloccare una cassetta contenente le chiavi (lockbox) o direttamente la serratura elettronica. Con la soluzione di self check-in di Vikey, grazie all’integrazione con le principali piattaforme di prenotazione, l’ospite subito dopo il booking riceve un link per effettuare il check-in online, analogamente a come avviene su un aereo. In questo modo è possibile raccogliere in anticipo i dati necessari per l’invio automatico alla questura e al Portale Alloggiati (una volta verificata l’identità degli ospiti), riscuotere pagamenti e far firmare digitalmente il contratto di locazione ai clienti.

Controllo documenti e super green pass

Grazie all’app, prevista da servizi come il self check-in, è possibile precaricare i documenti necessari per poter soggiornare: passaporto o carta d’identità per l’identificazione e super green pass, certificati vaccinali o di negatività al tampone effettuati.

In questo modo si può rimandare a un secondo momento il riconoscimento di persona dell’ospite che va fatto prima d’inviare i dati al portale dell’Istat (come Ross 1000 per la Lombardia) e alla Questura (entro la mezzanotte per gli ospiti che restano una notte ed entro le 24 ore per chi sta più notti).

Sempre tramite app puoi inoltre comunicare con gli ospiti per condividere le regole della casa, gli obblighi di legge per usufruire del soggiorno e offrire consigli per una migliore vacanza.

Dal 10 gennaio 2022 è infatti obbligatorio per soggiornare in hotel, case vacanze, locazioni turistiche, b&b e ogni tipo di alloggio, il Green Pass rafforzato (da vaccinazione o guarigione dal covid-19), verificabile con l’app Verifica C-19, o un documento equivalente riconosciuto dallo Stato italiano per gli ospiti extra europei.

Gestire una casa vacanza a distanza con la Domotica

Il check-in non è però l’unica attività che si può gestire a distanza in una casa vacanza.

Grazie alla tecnologia domotica abbiamo a disposizione degli strumenti di gestione e controllo che si rivelano molto utili nella gestione dei consumi, nel controllo degli accessi e del rumore, nonché nella sorveglianza attiva.

Rispetto ad alcuni anni fa oggi è molto più economico, grazie alle tecnologie wireless, mettere in rete la propria casa: dal controllo delle luci e delle tapparelle, alla gestione da remoto delle telecamere di sicurezza, ai dispositivi antincendio, antifurto e antirumore. Questa soluzione è in grado in inviare una segnalazione in caso di anomalie in tempo reale all’host.

Con la soluzione di domotica all in one di Vikey è possibile, tramite dei sensori, controllare l’apertura di porte e finestre, verificare la presenza degli ospiti, controllare il condizionatore e il riscaldamento per ridurne i consumi o climatizzare la camera prima dell’arrivo degli ospiti, rilevare fumo o allagamenti.

Con il dispositivo centrale Vikey 4, oltre a controllare l’apertura del portone di remoto, è possibile verificare eccessi di rumore e intervenire tempestivamente per evitare problemi con il vicinato.

Dall’app Vikey Dashboard, disponibile da desktop, tablet e mobile, hai il controllo completo di ciò che accade nella tua struttura, senza essere fisicamente presente, ma potendo anche comunicare con gli ospiti tramite messaggi o videochat.

Vuoi sapere come migliorare l’esperienza di soggiorno degli ospiti e risparmiare tempo e costi per l’accoglienza? Scopri di più su Vikey: self check-in e domotica.

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