Da gestione manuale a esperienza smart: come l’automazione ha cambiato la quotidianità di Giuseppe
📍Madrid e Asturias, Spagna | 28 appartamenti | Dal 2021 con Vikey
LiveTheCity è un progetto di ospitalità diffusa fondato da Giuseppe Mastantuoni, che oggi gestisce 28 appartamenti tra Madrid (27) e Asturias (1), offrendo soluzioni pensate per chi desidera soggiorni brevi, confortevoli e completamente autonomi.
La struttura accoglie un pubblico internazionale, composto prevalentemente da turisti, con un approccio che unisce tecnologia, libertà e attenzione all’esperienza dell’ospite.
Con una visione orientata all’efficienza e alla digitalizzazione, Mastantuoni ha costruito nel tempo un modello di gestione evoluto, capace di coniugare automazione e qualità del servizio.
Chi è LiveTheCity
LiveTheCity nasce dall’intuizione di valorizzare il potenziale del mercato degli affitti brevi a Madrid, offrendo un’esperienza moderna e flessibile sia per chi viaggia per piacere che per lavoro. Negli anni, Giuseppe Mastantuoni ha ampliato progressivamente il suo portfolio immobiliare, trasformando un primo appartamento in un network di oltre venti unità, distribuite nelle zone più centrali e turistiche della capitale spagnola e nella regione delle Asturie.
L’obiettivo è sempre stato chiaro: offrire comfort, autonomia e semplicità, rendendo l’accesso agli alloggi immediato e sicuro.
La filosofia di LiveTheCity punta su ospitalità smart, gestione integrata e attenzione ai dettagli, con una particolare cura per la pulizia e per la qualità dei servizi, aspetti che hanno contribuito a ottenere un rating medio di 4,62 su Airbnb.
Prima di Vikey: una gestione impegnativa
Nei primi anni, la gestione di LiveTheCity era tutt’altro che semplice. Tutto avveniva in modo manuale: check-in in presenza, consegna fisica delle chiavi, registrazione dei documenti cartacea e comunicazioni inviate singolarmente a ogni ospite. Un sistema che poteva funzionare con pochi appartamenti, ma che è diventato rapidamente insostenibile quando il numero delle unità è iniziato a crescere.
Con oltre venti appartamenti dislocati in diversi quartieri di Madrid, coordinare ogni arrivo era una corsa contro il tempo. Ogni check-in richiedeva presenza fisica, pianificazione accurata e continue comunicazioni per fornire indicazioni e gestire eventuali imprevisti. Le giornate erano scandite da appuntamenti, chiamate e spostamenti, con margini di errore elevati e un forte dispendio di tempo ed energie.
In parallelo, la gestione delle informazioni risultava frammentata: alcuni processi erano semi-digitali, ma mancava un sistema unico capace di centralizzare tutto. Ogni nuova prenotazione comportava ore di lavoro per la preparazione dei documenti, la raccolta dei dati e il coordinamento con il team operativo.
Con tanti appartamenti sparsi in zone diverse era impossibile essere ovunque. Gestire tutto manualmente richiedeva tempo, presenza costante e un livello di stress altissimo.
Giuseppe Mastantuoni, LiveTheCity Madrid
La svolta con Vikey
Il punto di svolta per Giuseppe è arrivato nel 2021, quando – su consiglio di un collega del settore – ha deciso di affidarsi a Vikey per digitalizzare completamente la gestione delle sue strutture. La necessità era chiara: trovare una soluzione unica che integrasse check-in online, self check-in, serrature smart e gestione centralizzata delle prenotazioni.
Fino a quel momento, l’automazione si era limitata a qualche sistema domotico o a software parziali, che però non dialogavano tra loro. Con Vikey, per la prima volta, Giuseppe ha potuto gestire tutto da un’unica piattaforma: dall’apertura delle porte alla sincronizzazione dei calendari OTA, fino all’invio automatico dei documenti e dei contratti.
Mi ha convinto il fatto che Vikey racchiudesse tutto in un solo sistema: apertura elettronica, software di gestione e integrazione con i canali di prenotazione. Era esattamente ciò di cui avevo bisogno.
Giuseppe Mastantuoni, LiveTheCity Madrid
L’integrazione immediata con il Channel Manager e il Booking Engine ha reso più fluido il lavoro quotidiano, eliminando passaggi ripetitivi e ottimizzando i tempi del team. Anche la fase di attivazione, pur richiedendo inizialmente un po’ di tempo, è stata supportata passo dopo passo dal team Vikey, che ha garantito assistenza continua e soluzioni rapide: un esempio è la sostituzione immediata di un dispositivo smart lock, avvenuta in tempi record grazie al supporto tecnico dedicato.
Oggi LiveTheCity gestisce ogni aspetto delle prenotazioni e degli accessi da remoto, offrendo agli ospiti un’esperienza completamente autonoma, sicura e senza vincoli di orario.
Un modello di gestione fluido e completamente automatizzato
Con l’adozione delle soluzioni Vikey, la gestione quotidiana di LiveTheCity è diventata più fluida e organizzata. Tutti i processi – dal check-in alla comunicazione con l’ospite – sono stati automatizzati e centralizzati, riducendo drasticamente tempi di risposta, margini di errore e necessità di presenza fisica.
Il sistema di check-in online ha semplificato la raccolta dei documenti e la verifica dell’identità degli ospiti, mentre il self check-in con serrature smart ha permesso un accesso immediato e sicuro, 24 ore su 24, senza la necessità di incontrarsi di persona. Grazie all’integrazione del Channel Manager e del Booking Engine, Giuseppe può ora gestire disponibilità, tariffe e prenotazioni in tempo reale da un’unica dashboard, evitando overbooking e ottimizzando il rendimento di ogni appartamento.
I risultati: più tempo libero e più controllo
Con l’introduzione di Vikey, Giuseppe ha completamente ottimizzato la gestione di LiveTheCity. Grazie a un sistema integrato e automatizzato, tutti i processi vengono ora gestiti da un’unica piattaforma:
✅ Gestione unificata di 28 appartamenti, con controllo centralizzato di check-in, accessi e prenotazioni. ✅ Check-in digitale automatizzato, che elimina la necessità di presenza fisica e riduce gli errori operativi. ✅ Sincronizzazione OTA in tempo reale, grazie al Channel Manager integrato, che evita overbooking e mantiene le tariffe sempre aggiornate. ✅ Accessi smart controllabili da remoto, tramite serrature elettroniche e dashboard Vikey. ✅ Processi più rapidi e meno stress, con comunicazioni automatizzate e invio documenti alle autorità in pochi clic. ✅ Esperienza ospite migliorata, con arrivi flessibili, autonomia totale e tempi di risposta immediati.
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