Nel panorama in continua evoluzione del settore dell’ospitalità, i software d’automazione per camere d’hotel si sono fatti strada come attori chiave nell’aiutare le strutture ricettive a rimanere competitive ed efficienti.
Dalla semplificazione e automatizzazione di alcune operazioni al miglioramento dell’esperienza degli ospiti, i software di automazione, anche detti software di domotica, software di gestione della domotica e software per il self check-in, hanno dimostrato di essere una risorsa preziosa per gli hotel di tutte le dimensioni.
L’automazione nel settore dell’ospitalità non riguarda però la sostituzione dei dipendenti umani. L’automazione alberghiera integra il tocco umano, si può lavorare così verso obiettivi comuni per rendere più efficienti alcune operazioni, risparmiando tempo e costi e aumentando la soddisfazione degli ospiti.
Se stai per avviare un’attività alberghiera e stai cercando la soluzione giusta per gestire tutti i processi di check-in e controllo energetico, o sei già proprietario o gestore di camere d’albergo, ma controlli tutte le attività in modo tradizionale, questo articolo ti aiuterà a capire come scegliere e utilizzare al meglio un software di automazione.
Come selezionare il miglior software di automazione per le camere d’albergo
I software di automazione delle camere d’hotel eliminano molte operazioni di routine. Se dotati di tutte le funzioni e dispositivi domotici e di accesso disponibili sul mercato, possono migliorare il servizio clienti e la comunicazione con gli ospiti; sistemi di domotica che controllano le luci, l’accensione del condizionatore, il termostato e l’umidità rendono l’albergo più efficiente, mentre il sistema di apertura porte da remoto facilita le operazioni sia per il proprietario che per l’ospite.
Ogni struttura però ha bisogno di funzionalità differenti, sia a seconda del proprio bacino d’utenza, sia in base al numero delle camere e altre ed ulteriori esigenze.
Vediamo insieme come selezionare il software di automazione che fa per voi.
Deve adattarsi esattamente alle esigenze aziendali
A seconda del tipo e delle dimensioni dell’hotel, i requisiti di un software di automazione possono variare notevolmente. È importante logicamente considerare come prima cosa le dimensioni della proprietà, il budget a disposizione, e naturalmente, le esigenze. Vikey ad esempio offre la possibilità di richiedere un sopralluogo gratuito della struttura, per valutare quali sono le soluzioni migliori da adottare.
Deve avere un piano di prezzi trasparente
Un software di automazione per camere di albergo si avvale di sistemi avanzati di controllo luci, accessi, clima, consumi e livelli di rumore gestiti attraverso un’unica soluzione integrata hardware e software che consente di monitorare e tenere sotto controllo ogni aspetto dell’accoglienza, anche e soprattutto da remoto, massimizzando il comfort e la sicurezza degli ospiti e assicurando notevoli risparmi di gestione. I costi dovrebbero essere regolati in base al numero di camere, e ci dovrebbe essere la possibilità di sottoscrivere abbonamenti mensili, che comprendono o meno tutta una serie di plus, e di contro è necessario che siano perfettamente chiare le condizioni di recessione dagli abbonamenti.
Per esempio, nel caso di Vikey, a partire da 7,90 € al mese a camera l’host ha a disposizione l’hub centrale con sensore rumore in omaggio che permette di controllare la domotica, le serrature elettroniche per il Self Check-in, il Check-in online, il Concierge digitale per la reception virtuale e Assistenza 7 giorni su 7.
Particolare da non sottovalutare è la personalizzazione dei servizi, con la possibilità di acquisto dei singoli dispositivi di domotica. I dispositivi hanno un prezzo di listino, salvo casi particolari come il termostato, che oscilla tra i 20 e i 40 € + IVA cadauno.
Deve avere un’interfaccia user-friendly, facile da utilizzare
Un’interfaccia user-friendly può fare la differenza per coloro che utilizzano il software, che quindi deve essere intuitivo e facile da usare in modo che i dipendenti possano utilizzarlo senza difficoltà e senza commettere errori. I dispositivi Vikey e le interfacce per gli utenti, come la web app per aprire gli accessi, sono molto facili ed intuitivi, alla portata di tutti. Il self check-in Vikey ha numerosi “sistemi di backup” che ne consentono l’uso anche agli utenti meno tecnologici, come apertura da remoto gestita dall’host, aperture con codice, smart card e chiavi di backup.
Quali attività vale la pena automatizzare con il software?
Il check-In
Rendere il check-in autonomo è una soluzione vantaggiosa sia per chi gestisce l’hotel, sia per gli ospiti.
Il check-in automatico consiste nel dare agli ospiti la comodità di accedere alle proprie camere senza interagire con un addetto alla reception.
Diventa così possibile gestire da remoto gli arrivi degli ospiti grazie a una serie di funzioni totalmente digitalizzabili. Con il Self Check-in è infatti possibile:
- Effettuare il check-in online subito dopo la prenotazione.
- Raccogliere in anticipo i dati necessari per l’invio automatico alla questura e al Portale Alloggiati.
- Inviare e riscuotere pagamenti.
- Far firmare digitalmente il contratto di locazione ai clienti.
- Proporre servizi extra ed esperienze per aumentare i ricavi.
- Entrare fisicamente nell’alloggio mediante chiavi virtuali, fornendo un codice che permette di sbloccare una cassetta contenente le chiavi (lockbox) o direttamente la serratura elettronica o gestendo da remoto il citofono e l’apertura di portone e porta in orari prestabiliti.
L’assistenza agli ospiti
La maggior parte delle comunicazioni con gli ospiti comporta la risposta a domande tutte simili tra loro. È possibile implementare un concierge digitale e una reception virtuale. Queste tecnologie possono rispondere agli ospiti in pochi secondi. Ciò consente al personale di concentrarsi su attività più importanti che richiedono un tocco umano. Il team può certamente essere coinvolto nell’affrontare domande più complicate che vanno oltre le capacità programmate di un’app.
L’automazione delle camere
Installare nelle camere dell’hotel sensori intelligenti per rilevare i movimenti dei clienti e accendere e spegnere da remoto i sistemi di illuminazione e l’aria condizionata aiuteranno l’hotel a risparmiare energia. I sensori di temperatura e umidità monitorano la temperatura, l’umidità e la pressione atmosferica in tempo reale, e possono regolare automaticamente il livello di umidità se utilizzati insieme a una spina intelligente e un umidificatore.
Questo investimento contribuirà notevolmente alla riduzione dei costi energetici a lungo termine, e quindi si avrà una notevole riduzione delle bollette.
Come funziona il controllo del condizionatore
Grazie allo domotica, puoi impostare la regola automatica che quando l’ospite lascia la struttura il condizionatore si spegne in automatico. Ecco come funziona:
1) Il sensore di presenza, regolabile in minuti, rileva la presenza o meno degli ospiti
2) il sensore di presenza dialoga in Bluetooth con il dispositivo centrale Vikey4 che è collegato al wifi e può essere anche controllato da remoto
3) il dispositivo Vikey4 comanda il sensore di condizionatore e, sostituendosi al telecomando, spegne il condizionatore.
Oltre alla riduzione dei costi in termini di energia ed efficienza, è necessario però non sottovalutare quei dispositivi domotici che aumenteranno il livello di sicurezza delle camere dell’hotel, come ad esempio i rilevatori del fumo e il sensore di perdite d’acqua: il primo avvertirà immediatamente di un incendio in corso, il secondo invece rileverà le perdite d’acqua e invierà in automatico una notifica, scongiurando così il rischio di allagamento.
Non importa il tipo di struttura, la dimensione o il numero di stelle: automatizzare gli accessi, attuare politiche di risparmio energetico e gestire la struttura da remoto porta da subito notevoli benefici e consente di rientrare in pochi anni dell’investimento effettuato.