“Check-in” e “check-out” sono due termini comuni usati nell’industria alberghiera e che sono ormai entrati nel gergo comune quando si prenota una camera. Nonostante questo, non tutti ne comprendono completamento il significato, per cui, prima di arrivare al cuore dell’articolo, in cui cercheremo di capire come funzionano, sia lato cliente che lato gestore, diamo qualche definizione per chi dovesse approcciare questi termini per la prima volta.
Check-in e check-out in hotel: cosa significa
Il check-in è il processo di registrazione dei clienti all’arrivo in albergo, meglio noto in italiano come accettazione. Può essere effettuato in presenza o con sistemi di self check-in: in entrambe le procedute i clienti forniscono le proprie informazioni personali, come nome, cognome e indirizzo, si rendono riconoscibili mostrando un documento di identità, e ricevono le chiavi della camera assegnata (che oggi può anche essere una scheda elettronica o un codice di sblocco tramite smartphone). Il check-out è il processo inverso e rappresenta il momento della partenza dei clienti dall’hotel. Durante il check-out i clienti restituiscono le chiavi della camera, pagano eventuali spese aggiuntive (come ad esempio il minibar o i servizi in camera) e confermano che non ci siano danni alla camera o altre problematiche. Al termine del check-out, i clienti lasciano l’hotel.
Check-in e check-out negli alberghi: come funziona
Il check-in e il check-out in un hotel sono quindi le procedure standard che regolano l’arrivo e la partenza degli ospiti. Vediamo nel dettaglio come funziona:
Come funziona il Check in e come farlo
Arrivo: Quando arrivi all’hotel, dovrai recarti alla reception o all’area designata per il check-in. Se arrivi in anticipo la tua camera potrebbe non essere pronta: in tal caso potrati lasciare le tue valigie fino al momento in cui la tua camera sarà disponibile
Registrazione: Al momento del check-in, dovrai fornire i tuoi documenti di identità (come passaporto o carta d’identità) e fornire le informazioni necessarie per la registrazione per tutte le persone incluse nella tua prenotazione. Potrebbe essere richiesto anche il numero di conferma della prenotazione o un voucher di prenotazione, se ne hai uno.
Assegnazione della camera: Una volta completata la registrazione, ti verrà assegnata una camera disponibile. In alcuni casi, potresti avere la possibilità di scegliere tra diverse opzioni di camere a seconda della disponibilità e delle tue preferenze, ma più spesso la camera viene decisa in anticipo.
Cauzione/Pagamento: In alcuni casi, al momento del check-in, dovrai fornire un metodo di pagamento valido. L’hotel potrebbe richiedere un pre-autorizzazione sulla carta di credito per garantire il pagamento o potresti dover effettuare un pagamento anticipato per l’intero soggiorno: succede soprattutto negli hotel a 5 stelle.
Informazioni sull’hotel: Durante il check-in, riceverai informazioni sulla struttura, come gli orari delle colazioni, delle pulizie delle camere, l’utilizzo dei servizi, la password Wi-Fi e altre informazioni utili relative al soggiorno. Questo è il momento migliore per chiarire i tuoi dubbi e chiedere informazioni pratiche.
Come funziona il Check out e come farlo
Partenza: Quando è il momento di lasciare l’hotel, dovrai recarti nuovamente alla reception per effettuare il check-out entro l’orario stabilito.
Pagamento finale: Al momento del check-out, verranno saldate eventuali spese extra che hai sostenuto durante il soggiorno, come i consumi al minibar, , i servizi in camera, pasti extra, etc.
Imposta di soggiorno: se presente viene chiesta al checkout in aggiunta al costo della camera
Restituzione delle chiavi: Dovrai restituire le chiavi della camera o la card di accesso all’hotel.
Ricevuta: Riceverai la ricevuta finale che riporta i dettagli delle spese e il pagamento effettuato.
Molti hotel permettono inoltre di lasciare le valigie nella hall per permettere di fare le ultime ore di vacanza a mani libere.
Cos’è il self check-in
Con il termine self check-in si intende generalmente il processo di ingresso in autonomia nella struttura ricettiva da parte dell’ospite. Tali processi sono totalmente automatizzati e consentono una totale autonomia da parte dell’ospite che può entrare nell’appartamento, b&b, hotel o casa vacanza in totale autonomia, senza bisogno di dover ricorrere ad una reception, avere delle chiavi fisiche o registrarsi presso il classico welcome desk. Tutte le procedure di gestione della prenotazione, apertura del portone esterno e della porta della camera, pagamento della tassa di soggiorno e gestione burocratica dell’ospite sono totalmente automatizzate tramite l’utilizzo di WebApp ed integrazioni hardware-software.
Si può parlare di self check-in anche solamente quando sono presenti nella struttura degli smart lock, o serrature digitali, che consentono l’accesso senza l’utilizzo di chiavi. Tuttavia, nel senso più pieno del termine, un processo totalmente automatizzato può e deve includere anche l’automazione totale di tutti i vari passaggi pre e post apertura delle porte a distanza e includere quindi vantaggi evidenti sia per l’host che per l’ospite.
Vikey rappresenta il punto di riferimento in Italia ed in Europa per il self check-in in Hotel, case vacanza, B&B ed appartamenti ed offre un sistema all’avanguardia che consente di far risparmiare denaro e tempo all’host.
I vantaggi del self check-in per l’host
I vantaggi per l’host sono numerosi e significativi, così evidenti da rendere il processo di passaggio tra il check-in tradizionale a quello a distanza un cambiamento crescente, affermato e ormai diffusissimo su larga scala, sia a livello nazionale che europeo ed internazionale.
Ecco a seguire i principali vantaggi per l’host:
- Sistema integrabile con i principali OTA
- Pagamenti online sicuri e veloci
- Invio automatico delle schedine al Portale Alloggiati Web della Polizia di Stato
- Invio automatico delle presenze all’Istat
- Firma con OTP del contratto
- Invio automatico agli ospiti di tutte le informazioni sul soggiorno, 24/7
- Welcome video call
- Controllo totale degli accessi da remoto
- Apertura del portone, porta d’ingresso e delle camere tramite link, scheda, codice
- Risparmio di tempo
- Risparmio sui costi del personale
- Possibilità di integrare un sistema domotico efficiente
- Cessazione dell’utilizzo delle chiavi e dei problemi ad esse collegati
- Erogazione o promozione di servizi aggiunti all’ospite automatizzabile, con prenotazione e acquisto tramite web-app
- Accoglienza smart e moderna
I vantaggi del self check-in per l’ospite
Anche l’ospite può usufruire di numerosi vantaggi grazie al self check-in.
Tra i principali:
- Non c’è più il rischio di perdere le chiavi
- Check-in automatizzato che consente un risparmio significativo di tempo
- Camere o appartamenti più sicuri grazie agli smart lock moderni e digitalizzati
- Possibilità di apertura della porta in più modalità
- Possibilità di check-in all’orario desiderato e di effettuare early check-in o late check-in senza ripercussioni
Check-in e Check-out hotel: quali sono gli orari
Gli orari di check-in e check-out degli hotel variano a seconda della struttura, ma grosso modo sono i seguenti:
Orari Check-in: dalle 14:00
Orari Check-out: entro le 10:00
Ci sono comunque sia strutture che riescono a posticipare il checkout fino a mezzogiorno e altre che riescono ad anticipare il check-in. Alcuni hotel offrono la possibilità di fare il check-in anticipato o il check-out posticipato, ma è necessario verificare con la struttura se questa possibilità è disponibile e se è previsto un supplemento. In ogni caso, quasi sempre, se arrivi all’hotel prima dell’orario di check-in, puoi lasciare i bagagli alla reception e ritirarli quando la tua camera sarà pronta. Se parti dopo l’orario di check-out, puoi lasciare la camera e i bagagli alla reception e ritirarli quando sarai pronto per partire. Dato che gli orari di check-in e check out sono indicativi e possono variare a seconda della struttura, è sempre consigliabile verificare con l’hotel gli orari specifici prima di arrivare.
Early Check-in e Late Check-out
Alcuni hotel, come detto, offrono anche servizi di check-in anticipato o check-out posticipato per venire incontro alle esigenze dei clienti che arrivano presto o partono tardi. Early Check-in e Late Check-out sono quindi opzioni aggiuntive che gli hotel possono offrire ai propri ospiti per permettere loro di arrivare prima dell’orario standard del check-in o di lasciare la camera dopo l’orario standard del check-out. Questi servizi possono essere soggetti a disponibilità e potrebbero comportare un costo aggiuntivo. Le condizioni e le tariffe per l’Early Check-in e il Late Check-out variano da hotel a hotel, quindi è sempre meglio verificare con l’hotel specifico in cui si sta prenotando per conoscere le opzioni disponibili e i dettagli delle tariffe.
Entrambi i processi negli ultimi anni sono stati facilitati dai sistemi di self check-in come quello di Vikey che facilitano l’ingresso o l’uscita in orari “scomodi” per l’host.
Come funziona l’Early Check in
L’Early Check-in consente agli ospiti di accedere alla loro camera prima dell’orario standard di check-in. Ad esempio, se l’orario standard di check-in è alle 15:00, l’Early Check-in potrebbe consentire di accedere alla camera intorno alle 12:00 o prima di quel momento. L’Early Check-in è soggetto alla disponibilità delle camere. Se l’hotel ha camere pronte prima dell’orario standard di check-in e se non è completamente prenotato, potrebbe essere in grado di offrire l’Early Check-in. Alcuni hotel possono offrire l’Early Check-in gratuitamente come un servizio extra per i propri ospiti. In altri casi, potrebbe essere richiesto un costo aggiuntivo, che varia a seconda dell’ora di arrivo anticipata.
Come funziona il Late Check out
Il Late Check-out permette agli ospiti di lasciare la camera dopo l’orario standard di check-out. Ad esempio, se l’orario standard di check-out è alle 11:00, il Late Check-out potrebbe consentire di lasciare la camera intorno alle 13:00 o dopo quell’ora. Anche il Late Check-out è soggetto alla disponibilità delle camere. Se l’hotel non ha un elevato afflusso di arrivi previsti per quel giorno e se non ha bisogno della camera immediatamente dopo il vostro check-out, potrebbe essere possibile richiedere un Late Check-out. Come per l’Early Check-in, alcuni hotel possono offrire il Late Check-out come cortesia, mentre altri potrebbero applicare una tariffa aggiuntiva per il servizio.
Se sei un viaggiatore business queste sono alcune situazioni in cui potresti aver bisogno di early check-in o late check-out:
- Se arrivi in aeroporto in anticipo e il tuo volo non parte fino a tardi.
- Se hai un meeting o un evento che si svolge in mattinata e non vuoi lasciare la camera prima di allora.
- Se hai una lunga sosta in aeroporto e vuoi fare una doccia o riposarti prima di prendere il tuo volo successivo.
- Se hai un problema con il tuo volo e arrivi in ritardo in hotel.
Come la tecnologia automatizza il Check-in e il Check-out
L’automatizzazione del processo di check-in negli hotel può essere realizzata attraverso l’implementazione di diverse tecnologie. L’obiettivo è semplificare e velocizzare il processo di registrazione degli ospiti, offrendo un’esperienza più efficiente e comoda. Ecco alcune tecnologie che possono essere utilizzate per automatizzare il check-in negli hotel:
Check-in online e Self Check-in: è il sistema che abbiamo realizzato come Vikey che permette agli ospiti di caricare in anticipo i dati dei documenti, fare invii automatici dei dati statistici registrati, l’invio ai clienti di un link dove completare la procedura e successivo invio della chiave digitale con cui possono sempre accedere da remoto alla stanza.
Self Check-in Kiosk: sono terminali self-service situati nella lobby dell’hotel. Gli ospiti possono utilizzare questi kiosk per completare la registrazione, inserendo i propri dati personali e le informazioni della prenotazione. Il kiosk emetterà quindi le chiavi della camera e fornirà le istruzioni necessarie per raggiungerla. Si tratta di un sistema che presenta numeri svantaggi e che è poco utilizzato in Italia.
Sistema di accesso con smart card o smartphone: Alcuni hotel utilizzano sistemi di accesso elettronici, in cui gli ospiti possono aprire la porta della camera utilizzando una smart card o lo smartphone con tecnologia NFC (Near Field Communication). Questo elimina la necessità di utilizzare chiavi fisiche e semplifica il processo di check-in, ma non risolve né automatizza tutti i processi di check-in, diretti e indiretti, come invece accade con l’utilizzo di applicativi allinone, come nel caso di Vikey.
Riconoscimento facciale: Alcuni hotel stanno sperimentando l’uso del riconoscimento facciale per semplificare il processo di check-in. Gli ospiti possono fornire una foto del viso in anticipo o scattarsi una foto al momento dell’arrivo, e il sistema utilizzerà il riconoscimento facciale per verificare l’identità e consentire l’accesso alla camera.
Chatbot e Intelligenza Artificiale (AI): Alcuni hotel stanno implementando chatbot e soluzioni di intelligenza artificiale per rispondere alle domande degli ospiti e guidarli attraverso il processo di check-in. Gli ospiti possono interagire con il chatbot tramite l’applicazione dell’hotel o tramite messaggi di testo per ottenere supporto durante il soggiorno. Il sistema è efficace ma copre solo uno dei tanti processi necessari per l’espletamento di tutte le funzioni del self check-in
Tecnologia RFID: Alcuni hotel utilizzano tecnologia RFID (Radio-Frequency Identification) per semplificare il processo di check-in. Gli ospiti ricevono braccialetti o schede con chip RFID che possono essere utilizzati per accedere alla camera e ai servizi dell’hotel.
È importante notare che mentre l’automatizzazione può semplificare il processo di check-in, alcune persone potrebbero preferire un’interazione più umana e la presenza di personale della reception per fornire assistenza. Pertanto, è possibile combinare l’automazione con il supporto umano per garantire un’esperienza di ospitalità completa e soddisfacente.
L’utilizzo di queste soluzioni tecnologiche per il check-in può portare a numerosi benefici per gli hotel, tra cui:
- Riduzione dei tempi di attesa per il check-in: gli ospiti possono effettuare il check-in in qualsiasi momento e da qualsiasi luogo, evitando di dover aspettare in fila alla reception.
- Migliore esperienza per gli ospiti: gli ospiti apprezzano la possibilità di effettuare il check-in in modo rapido, semplice e conveniente.
- Risparmio sui costi: gli hotel possono ridurre i costi del personale e dei materiali di consumo utilizzando soluzioni tecnologiche per automatizzare il processo di check-in.
- L’utilizzo della tecnologia per automatizzare le operazioni delle camere degli hotel è una soluzione vantaggiosa sia per gli ospiti che per gli hotel. Gli ospiti possono beneficiare di un’esperienza più rapida, semplice e conveniente, mentre gli hotel possono ridurre i costi e migliorare l’efficienza.
Il self check-in di Vikey, la soluzione all-in-one per il tuo hotel
Il self check-in di Vikey offre numerosi vantaggi che trasformano l’esperienza di viaggio in un processo più efficiente e personalizzato:
- Efficienza Temporale:
- Elimina le lunghe attese alle tradizionali reception.
- Permette ai viaggiatori di risparmiare tempo prezioso durante l’arrivo.
- Sicurezza Avanzata:
- Riduce il contatto fisico, garantendo un ambiente più sicuro.
- Si adatta ai protocolli di sicurezza post-pandemici.
- Flessibilità Oraria:
- Consentire il check-in 24 ore su 24 adatta il processo ai programmi individuali.
- Riduce lo stress associato ai vincoli temporali, offrendo maggiore libertà.
- Personalizzazione Elevata:
- Permette ai viaggiatori di selezionare preferenze specifiche durante la procedura di check-in.
- Crea un’esperienza più su misura, migliorando la soddisfazione complessiva.
- Accesso Mobile alle Informazioni:
- Tramite dispositivi mobili, offre accesso immediato a dettagli sull’hotel e mappe.
- Migliora la comunicazione e l’informazione per un soggiorno più agevole.
- Possibilità di integrare un sistema domotico
- Tramite Vikey 4, l’host dispone di una soluzione moderna e avanzata per gestire da remoto illuminazione e riscaldamento
- Risparmio energetico
- Soluzione pratica per host ed ospite
In sintesi, Vikey si distingue per la sua capacità di offrire un processo di check-in rapido, sicuro, flessibile, personalizzato e con un accesso immediato alle informazioni, rendendo il viaggio più agevole per i moderni viaggiatori e facilitando enormemente il processo di check-in per tutti i proprietari e gestori di strutture ricettive.