Tutti i proprietari di una struttura turistica (che sia un hotel, un agriturismo, un bed and breakfast, una casa vacanze, un residence o altro) sono tenuti a inviare alla Questura le schedine alloggiati, ovvero hanno l’obbligo di comunicare alla Questura locale tutte le generalità degli ospiti che andranno a soggiornare presso la struttura.
Fino a qualche tempo fa la comunicazione alla Questura territorialmente competente avveniva tramite una scheda cartacea. Adesso, una volta ricevute le credenziali di accesso dalla Questura, è possibile effettuare le comunicazioni giornaliere tramite il Portale Alloggiati Web della Polizia di Stato.
La comunicazione degli ospiti alla Questura va fatta entro e non oltre 24 ore dall’arrivo degli ospiti, mentre in caso di pernottamenti di un giorno o inferiori alle 24 ore la segnalazione va fatta immediatamente all’arrivo stesso.
Si tratta quindi di un obbligo che si va inevitabilmente ad aggiungere alle numerose incombenze burocratiche che quotidianamente gli host sono tenuti a sbrigare.
Per fortuna però è finalmente possibile automatizzare la registrazione degli ospiti alla Questura mediante un’unica piattaforma che si occupa di automatizzare la segnalazione ospiti alla Questura, liberando il personale da un compito tanto ripetitivo quanto lungo e dispendioso in termini di tempo, nonché facilmente a rischio di errori umani. Scopriamo dunque come fare la denuncia ospiti in Questura da remoto e quali sono i vantaggi di questo strumento gestionale così innovativo per l’Hotellerie.
Registrazione Ospiti Questura: come funziona
Per effettuare la Registrazione degli Ospiti in Questura occorre recarsi di persona presso l’ufficio di competenza della propria destinazione solo la prima volta, per richiedere le credenziali di accesso. Successivamente sarà possibile usufruire della comunicazione telematica tramite il portale.
Dopo l’inoltro dei dati sarà possibile scaricare le ricevute che attesteranno la regolarità della trasmissione delle generalità, le quali devono essere conservate dall’host per 5 anni. Ogni cittadino italiano o straniero è tenuto quindi a provare e comunicare la propria identità alla struttura nella quale alloggerà con la presentazione di un documento di riconoscimento in corso di validità.
Fanno eccezione il coniuge e i figli minorenni o non paganti. Quindi, per esempio, nel caso di una famiglia di quattro persone composta da padre, madre e due figli al di sotto dei 18 anni sarà sufficiente compilare una sola scheda da parte di uno dei genitori, che indicherà anche il nome del coniuge e dei figli.
Per quanto concerne il cittadino extra-comunitario, occorre invece esibire il passaporto o altro documento equivalente munito di fotografia. Anche per gli ospiti stranieri sarà quindi necessario inserire le varie generalità come luogo di nascita, cittadinanza e luogo di rilascio del documento di identificazione.
Dunque tutti i gestori degli appartamenti in affitto breve dovranno accogliere nei propri alloggi o case private esclusivamente persone munite di documento di riconoscimento valido. È quindi consigliabile accertarsi preventivamente che i propri ospiti siano in possesso di carta d’identità o documento equipollente se comunitari, di passaporto o documento con fotografia (ritenuto equivalente in base ad accordi internazionali) per i cittadini extracomunitari.
Infine è importante essere a conoscenza del fatto che effettuare la registrazione ospiti Questura è importante per evitare di andare incontro a multe e pesanti sanzioni amministrative. Inoltre, nei casi più gravi, la mancata denuncia ospiti Questura può portare anche alla pena detentiva oltre alla sospensione temporanea dell’autorizzazione a svolgere attività ricettiva.
Registrazione Ospiti Affitti Brevi
Gli ultimi due anni hanno registrato una forte impennata degli affitti brevi rispetto ai livelli pre-pandemia, con il tanto atteso ritorno dei turisti stranieri.
#Vacanze🏖️ volano gli #affittibrevi in tutta #Italia🇮🇹 Per il portale #Italianway giro d’affari da 40 mln di euro
— in20righe.it (@in20righe_news) June 12, 2022
Leggi su https://t.co/JZwRMSatqO 👇https://t.co/v4nHRPOzvp
In particolare, si parla un vero e proprio boom anche per le case vacanze.
Numeri in forte crescita per il turismo delle Case Vacanze nei primi 5 mesi del 2022 #italianway #casa #16Giugno #appartamentiecaseinmontagna https://t.co/8HdbZZ5UOy pic.twitter.com/WZSgfLp6uM
— NeveItalia (@neveitalia) June 16, 2022
Come per gli altri esercizi alberghieri, anche la registrazione degli ospiti di casa vacanze è obbligatoria.
Anche in questo caso infatti è obbligatorio comunicare alla Questura le generalità delle persone alloggiate con la formula degli affitti brevi, entro le ventiquattrore successive all’arrivo.
Rispetto all’affitto tradizionale, la gestione degli affitti in una casa vacanze o in un appartamento Airbnb consente guadagni molto alti rispetto alle altre tipologie di sistemazioni. Tuttavia, per svolgere in piena regola la propria attività turistica, l’host è sempre tenuto ad effettuare la comunicazione Questura casa vacanze e a registrare gli ospiti sul portale Alloggiati Web della Questura.
Anche la Registrazione Ospiti Airbnb è un adempimento a cui deve sottostare chi mette a disposizione la propria casa vacanza su questo canale.
Se si affitta un immobile per brevi periodi su Airbnb infatti è comunque dovere del proprietario comunicare alla Polizia di Stato tutti i dati delle persone ospitate al momento del check-in, senza eccezioni. La registrazione ospiti in Questura di case vacanza, b&b, affittacamere, o altre struttura ricettive extra-alberghiere è dunque obbligatoria per chiunque decida di mettere in affitto turistico con la formula degli affitti brevi per periodi inferiori ai 30 giorni.
Comunicazione Questura Ospiti: come farla da remoto
Oltre alla digitalizzazione dei processi di registrazione ospiti Questura, la grande innovazione degli ultimi tempi è la Registrazione Ospiti in Questura da Remoto, ovvero la possibilità di automatizzare l’invio delle schedine del Portale Allogiati mediante un’unica piattaforma sviluppata per gestire a distanza tutti gli aspetti check-in per case vacanze, hotel, B&B e altre strutture ricettive.
È possibile infatti inviare in automatico le schedine al Portale Alloggiati Web in maniera totalmente sicura e veloce attraverso una Web app sviluppata interamente per le strutture ricettive che si occupa di tutto ciò che finora è stato affidato al proprietario, alla direzione o alla reception.
Il portale gestionale è integrato con i principali PMS, Channel Manager e OTA e invierà direttamente i documenti degli ospiti, precedentemente verificati, al sistema alloggiati della polizia.
Grazie alle automazioni infatti l’ospite può caricare sull’app di Self Check-in la propria foto e tutti i dati identificativi necessari all’accettazione. In pochi e semplici passaggi le schedine verranno inviate sempre in automatico al Portale Alloggiati Web.
Dalla piattaforma si possono scaricare anche le ricevute del Portale Alloggiati che attestano il numero di schedine correttamente trasmesse in un determinato giorno. Queste saranno disponibili per ben 5 anni e non solo per un mese come accade attualmente sul sito della Questura, semplificando ancora di più il lavoro all’host che per legge è tenuto a conservare le ricevute digitali proprio per 5 anni.
Inoltre, da qualsiasi device e in qualunque momento, sarà possibile scaricare un file txt con tutti i dati degli ospiti. La Registrazione Ospiti Questura da Remoto è dunque un sistema particolarmente innovativo perché risparmia all’host e ai suoi collaboratori tutta una serie di incombenze che richiederebbero un notevole dispendio di tempo e di lavoro.
Senza la comunicazione ospiti automatizzata infatti bisogna registrare manualmente gli ospiti, ricordarsi tutti i giorni di inviare i dati alle autorità competenti e soprattutto perdere tempo soprattutto nel caso di gruppi.
Chi opera nel settore turistico e alberghiero conosce bene le varie problematiche legate al portale Alloggiati Web che purtroppo è stato costretto ad affrontare. Può capitare infatti che il sito non funzioni, che vi sia qualche temporaneo problema di rete o un malfunzionamento della connessione Internet sul device che si sta utilizzando per inviare le segnalazioni. Con l’invio automatico delle schedine alloggiati invece si può lavorare senza perdite di tempo anche in presenza di questi problemi. Questo perché si possono velocizzare in una manciata di secondi tutte le operazioni necessarie a inviare la denuncia ospiti Questura restando in regola e risparmiando tempo e fatica.
Le energie e il lavoro risparmiato possono essere utilizzati invece per ottimizzare la gestione della propria struttura e per concentrarsi sull’accoglienza.