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Self Check-in: cosa è e come funziona. Scopri tutti i vantaggi

Negli ultimi anni il settore alberghiero sta assistendo a una grande rivoluzione dei servizi all’insegna dell’innovazione tecnologica.

In questo ambito trova spazio il Self Check-in, cioè l’operazione di check-in automatico che consente agli ospiti di entrare direttamente in struttura grazie a strumenti e soluzioni domotiche messi a disposizione dell’hotel, appartamento o b&b evitando dunque d’interagire direttamente con il personale.

Mediante il Self Check-in per esempio è possibile aprire portone su strada, cancelli e porte di appartamenti e stanze tramite app o l’inserimento di una combinazione numerica, quindi senza bisogno che un membro del team sia sul posto al momento dell’arrivo.

Nel settore hospitality la comunicazione face-to-face è sempre stata parte integrante dell’ospitalità, ma considerata la prudenza necessaria in tempi di pandemia da Covid-19, in ottica di distanziamento sociale, i servizi di Self Check-in hanno iniziato a suscitare un forte interesse sia tra gli host che tra i viaggiatori.

Con il self check-in il contatto umano non viene eliminato ma viene rimandato a un momento che non è per forza legato alla consegna delle chiavi.

Addirittura, secondo uno studio di Metova, circa l’86% degli ospiti preferisce hotel che forniscono funzionalità self-service senza contatto, come il check-in da mobile.

self check in

Questo interesse per la tecnologia self-service però è iniziato a crescere ancor prima dell’emergenza sanitaria e l’attuale crisi ha solo dato impulso a questa tendenza. 

Vediamo dunque in cosa consiste il Self Check-in, come funziona e quali sono i vantaggi e le innovazioni.

Cos’è il Self Check-in

Il Self Check-in è una procedura che consente agli ospiti di accedere alla propria sistemazione senza per forza dover incontrare sul posto l’host o i suoi dipendenti, anche fuori dal normale orario di check-in.

Si tratta indubbiamente di una procedura che fa risparmiare tempo e denaro a chi affitta un appartamento su airbnb o a un hotel e, che possono gestirla in modo più efficiente anche da remoto, in favore di una maggiore flessibilità e indipendenza per l’ospite. 

Come funziona il Self Check-in

Le OTA hanno subito approfittato per diffondere il Self Check-in tra i Property Manager, soprattutto perché molti proprietari di case vacanza e affittacamere gestiscono le loro proprietà a distanza e non possono sempre presiedere alla consegna delle chiavi al momento dell’arrivo dei loro ospiti.

In un precedente articolo abbiamo spiegato come fare il Self check in su Booking e Airbnb in modo da farlo sapere sia agli utenti delle due piattaforme che farlo fruire agli ospiti che prenotano tramite questi canali. 

Nel centro assistenza per gli host di Airbnb si legge che appunto che con il Self Check-in gli ospiti possono accedere in qualsiasi momento all’alloggio anche senza bisogno dell’host.

Vi sono diverse modalità di  Self Check-in:

  • Mediante una cassetta a codice, ovvero un box di sicurezza posizionato fuori dalla porta dell’alloggio e contenente le chiavi. Questo sistema non è sempre la scelta più sicura perché non permette di effettuare il riconoscimento degli ospiti prima del loro ingresso a meno che non sia associato a un servizio di check-in online;
  • Smart lock che consentano l’accesso tramite smartphone, codice numerico che si digita su un tastierino e tecnologia nfc (smart card). La serratura elettronica comunica con il software per il check-in online così che, per ogni prenotazione si crea una chiave digitale che consente di aprire tutte le porte e i cancelli. Un dispositivo collegato al citofono all’interno della struttura ricettiva, permetterà invece di aprire il portone d’ingresso. Questa soluzione è quella che offre Vikey che elimina del tutto la necessità di una chiave fisica.

Il Self Check-in (con particolare riferimento alla soluzione avanzata di Vikey) è un esempio di ospitalità virtuale intuitiva, sicura e veloce. Grazie al Self Check-In, gli ospiti possono prendere possesso dell’alloggio senza aspettare l’host, in totale privacy e libertà di movimento, e gli albergatori possono sbrigare tutte le incombenze amministrative prima del loro arrivo, dall’invio dei documenti alla questura al pagamento del soggiorno e della city tax.

Un rinnovato uso del tempo sia per viaggiatori sia per i proprietari che, sollevati dalla burocrazia, possono dedicarsi a rendere unico il soggiorno degli ospiti. Garantendosi in questo modo migliori recensioni!

Self Check-in: vantaggi

Un interessante articolo pubblicato su Hospitality.net evidenzia i notevoli vantaggi delle tecnologie contactless e self- service nel mondo dell’ospitalità.

I profitti ottenibili implementando soluzioni per il Self Check-in sono numerosi e apportano notevoli benefici per host e guest.

Ecco quali sono alcuni aspetti vantaggiosi del Self Check-in che migliorano le attività del personale e l’esperienza di soggiorno dei clienti.

  • Maggiore visibilità sui portali di prenotazione, dove la presenza di un sistema di Self Check-in risulta essere uno dei filtri più utilizzati nella ricerca di un alloggio (fonte Airbnb);
  • Maggiori entrate per gli host che non dovranno più rinunciare alle prenotazioni last minute o ai late check-in solo perché non possono recarsi sul posto per la consegna delle chiavi;
  • Maggiore velocità delle operazioni di registrazione, pagamento e deposito bagagli: la procedura di check-in diventa meno stressante sia per gli ospiti che per gli addetti alla reception;
  • Risparmio di tempo sia per gli host che per gli ospiti che possono gestire in autonomia il proprio arrivo. Poter entrare in casa anche se in ritardo, sistemare le proprie cose e rilassarsi, è un fattore molto apprezzato;
  • Migliore utilizzo delle risorse dell’hotel: le piattaforme per la gestione del Self Check-in sono integrate nel PMS (Property Management System), il programma utilizzato dal personale alberghiero per gestire le prenotazioni delle camere, le fatture, le tariffe e altro;
  • Ridotto rischio di errori umani: il Self Check-in automatizza l’intero processo di registrazione, evitando confusione nei dati del cliente. Questo aiuta a evitare situazioni spiacevoli e a migliorare l’interazione con gli ospiti; 
  • Nessuna preoccupazione da parte del guest riguardo la fornitura dei propri documenti e generalità all’arrivo;
  • Personalizzazione all’avanguardia: la tecnologia di check-in da remoto raccoglie dati utili degli ospiti in modo da poter personalizzare la loro esperienza nel miglior modo possibile;
  • Rispetto dei protocolli di Salute e Sicurezza: le tecnologie di check-in automatico sono le migliori per aiutare le strutture ricettive a ridurre le code alla reception e a mantenere una distanza di sicurezza tra ospiti e dipendenti. Eliminando la necessità di un contatto diretto con i membri del team, queste nuove tecnologie aiutano a lavorare nel rispetto delle linee guida di sicurezza e delle misure di protezione dal Covid-19.

Conclusioni: il Self Check-in e l’Hospitality virtuale

Il 2020, anno del lockdown per la pandemia da Covid-19, è stato definito l’Annus Horribilis del turismo. 

Tuttavia una ricerca condotta dall’Osservatorio Innovazione Digitale nel Turismo della School Of Management del Politecnico di Milano presentata come ogni anno nel corso di TTG Travel Experience a Rimini rivela che nel 2021 l’e-commerce del turismo toccherà in Italia quota 10,8 miliardi di Euro, in crescita del +51% rispetto allo scorso anno, con il passaggio delle transazioni dirette dal 23% del 2019 al 47% nel 2021.

Nonostante i valori siano ancora lontani da quelli di un paio di anni fa, si tratta di una buona ripresa per il Travel online, soprattutto per la crescita dell’e-commerce nel settore della ricettività.

L’Hospitality Virtuale si inserisce proprio in questo contesto dove la tecnologia influenza il settore dell’ospitalità in altri modi.

Basta pensare che per esempio la pandemia ha contribuito all’emergere di una nuova categoria di viaggiatori chiamati “nomadi digitali“, che durante lo svolgimento del proprio lavoro online possono viaggiare su base continuativa e mai come ora chiedono a gran voce la presenza di soluzioni self-service per la gestione dei propri viaggi.

Non solo Self Check-in, ma la Domotica tutta rivoluziona l’accoglienza nel momento in cui si traduce in controllo dei consumi e un servizio di reception e concierge virtuale sempre disponibile per gli ospiti. 

Per molti, l’introduzione della tecnologia di self check-in sembra uccidere l’essenza stessa dell’ospitalità. In realtà ciò non significa lasciare gli ospiti incustoditi, anzi può essere molto vantaggiosa per entrambe le parti, poiché la struttura ottiene una maggiore velocità delle operazioni e gli ospiti ottengono un maggiore controllo sul loro soggiorno.

Paradossalmente dunque esperienze self-service ben organizzate come il Self Check-in possono aumentare la fedeltà dei clienti e persino aiutare a stabilire un legame emotivo con la struttura 

Il nuovo viaggiatore iperconnesso infatti cerca sempre più soluzioni frictionless nel mondo del Travel e dell’Hotellerie, cioè esperienze di acquisto immediate e comprensibili, prive di attriti nella comunicazione e nella fruizione dei servizi offerti.

Inoltre se c’è una cosa che la pandemia ha insegnato è che il digitale può diventare un grande alleato sia per tutelare la privacy che per garantire la sicurezza degli ospiti: è qui che soluzioni innovative, smart e sostenibili come il Self Check-in trovano il terreno fertile per svilupparsi e crescere sempre di più.

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