self check in como funciona

Self Check-in: qué es y cómo funciona. Descubre todas las ventajas.

En los últimos años, la industria hotelera ha experimentado una gran revolución en los servicios bajo el signo de la innovación tecnológica. En este contexto tiene cabida el Self Check-in, es decir, la operación de check-in automático que permite a los huéspedes entrar directamente en la habitación gracias a herramientas y soluciones domóticas proporcionadas por el hotel, piso o b&b, evitando así la interacción directa con el personal del establecimiento turístico.

Con el Self Check-in, por ejemplo, es posible abrir portales exteriores, verjas, puertas de pisos y habitaciones a través de una aplicación o introduciendo una combinación numérica, sin necesidad de que haya un miembro del equipo en el momento de la llegada.

En el sector de la hostelería, la comunicación cara a cara siempre ha sido una parte integral de la hospitalidad, pero dada la precaución necesaria en tiempos de la pandemia de Covid-19, con vistas al distanciamiento social, los servicios de check-in autómatico han empezado a generar un gran interés entre los hoteleros y los anfitriones, así como entre los viajeros.

Con el Self check-in, el contacto humano no se elimina, sino que se pospone a un momento que no está necesariamente ligado a la entrega de llaves.

Incluso, según un estudio de Metova, alrededor del 86% de los huéspedes prefieren los hoteles que ofrecen funciones de autoservicio sin contacto, como el check-in móvil.

hospitality survey metova

Sin embargo, este interés por la tecnología de autoservicio empezó a crecer incluso antes de la emergencia sanitaria y la crisis actual no ha hecho más que impulsar esta tendencia. 

Veamos, pues, qué es el Self Check-in, cómo funciona y cuáles son sus ventajas e innovaciones.

Qué es el Self Check-in

El Self Check-in es un procedimiento que permite a los huéspedes acceder a su alojamiento sin tener que encontrarse necesariamente con el anfitrión o sus empleados en el lugar, incluso fuera del horario normal de check-in.

Sin duda, es un procedimiento que permite ahorrar tiempo y dinero a quienes alquilan un piso en Airbnb o a un hotel, y pueden gestionarlo de forma más eficiente incluso a distancia, en favor de una mayor flexibilidad e independencia para el anfitrión.

Cómo funciona el Self Check-in

Las OTAs aprovecharon inmediatamente la oportunidad de difundir el Self Check-in entre los Property Managers, sobre todo porque muchos propietarios de casas y pisos de vacaciones gestionan sus propiedades a distancia y no siempre pueden ocuparse de la entrega de llaves cuando llegan sus huéspedes.

En un artículo anterior explicamos cómo hacer el Self check en su Booking y Airbnb para darlo a conocer tanto a los usuarios de las dos plataformas como a los huéspedes que reservan a través de estos canales.

En el centro de servicios para los anfitriones de Airbnb se lee precisamente que con el Self Check-in los huéspedes pueden acceder al alojamiento en cualquier momento sin necesidad de un anfitrión.

Hay varias formas de Self Check-in: 

  • Mediante una caja con códigos, es decir, una caja de seguridad colocada fuera de la puerta del alojamiento y que contiene las llaves. Este sistema no siempre es la opción más segura porque no permite reconocer a los huéspedes antes de entrar, a menos que esté asociado a un servicio de check-in online;
  • Smart lock que permitan el acceso a través de un smartphone, un código numérico que se introduce en un teclado y la tecnología nfc (smart card). La cerradura electrónica está conectada con el software para el check-in online, de modo que, para cada reserva, se crea una llave digital para abrir todas las puertas y portones. Un dispositivo conectado al portero automático en el interior del alojamiento abrirá, en cambio, la puerta principal. Esta es la solución que ofrece Vikey, que elimina por completo la necesidad de una llave física.

El Self Check-in (con especial referencia a la  solución avanzada de Vikey) es un ejemplo de hospitalidad virtual intuitiva, segura y rápida, gracias a la cual los huéspedes pueden tomar posesión de su alojamiento sin esperar al anfitrión, con total privacidad y libertad de movimientos, y los hoteleros pueden ocuparse de todas las tareas administrativas previas a su llegada, desde el envío de documentos a la policía hasta el pago de la estancia y el impuesto municipal.

Un renovado uso del tiempo tanto para los viajeros como para los propietarios que, liberados de la burocracia, pueden dedicarse a hacer que la estancia de sus huéspedes sea única. Así se garantizan mejores reseñas.

Self Check-in: ventajas

Un interesante artículo publicado en Hospitality.net resalta las considerables ventajas de las tecnologías contactless y de autoservicio en el ámbito de la hostelería.

Las ventajas derivadas de la implantación de soluciones para el Self Check-in son numerosas y aportan importantes beneficios tanto para el anfitrión como para el huésped. 

A continuación, algunos aspectos beneficiosos del Self Check-in que mejoran las actividades del personal y la experiencia del cliente.

  • Mayor visibilidad en los portales de reservas, donde la presencia de un sistema de Self Check-in es uno de los filtros más utilizados a la hora de buscar alojamiento (fuente: Airbnb).
  • Aumento de los ingresos para los anfitriones, que ya no tendrán que renunciar a las reservas de última hora o a los check-ins tardíos solamente porque no pueden llegar al lugar para entregar las llaves.
  • Mayor rapidez en las operaciones de check-in, pago y almacenamiento de equipaje: el procedimiento de check-in resulta menos estresante tanto para los huéspedes como para los recepcionistas;
  • Ahorro de tiempo tanto para los anfitriones como para los huéspedes que pueden gestionar de forma autónoma su llegada. Poder entrar en casa aunque sea tarde, organizar sus propias pertenencias y relajarse es algo muy apreciado;
  • Mejor aprovechamiento de los recursos del hotel: las plataformas de gestión de Self Check-in se integran en el PMS (Property Management System), el programa utilizado por el personal hotelero para gestionar las reservas de las habitaciones, las facturas, las tarifas, etc;
  • Reducción del riesgo de errores humanos: el Self Check-in automatiza todo el proceso de registro, evitando confusiones en los datos del cliente. Esto ayuda a evitar situaciones desagradables y a mejorar la interacción con los huéspedes;
  • Ninguna preocupación por parte del huésped en cuanto a la entrega de sus documentos y datos personales a su llegada;
  • Personalización de vanguardia: la tecnología de autoservicio recopila datos útiles de los clientes para poder personalizar su experiencia de la mejor manera posible;
  • Cumplimiento de los protocolos de Salud y Seguridad: las tecnologías de autoservicio son las más adecuadas para ayudar a los establecimientos turísticos a reducir las colas en la recepción y mantener una distancia segura entre los clientes y los empleados. Al eliminar la necesidad de contacto cara a cara con los miembros del equipo, estas nuevas tecnologías ayudan a trabajar dentro de las directrices de seguridad y las medidas de protección de Covid-19.

Conclusiones: el Self Check-in y Hospitalidad Virtual

El 2020, el año del confinamiento de la pandemia de Covid-19, ha sido llamado el Annus Horribilis del turismo. 

Sin embargo, la investigación realizada por el Observatorio de Innovación Digital en el Turismo de la School Of Management del Politécnico de Milán, presentada como cada año durante la TTG Travel Experience de Rimini, revela que en 2021 el comercio electrónico en el turismo en Italia alcanzará los 10.800 millones de euros, lo que supone un aumento del 51% en comparación con el año pasado, con un aumento de las transacciones directas del 23% en 2019 al 47% en 2021.

Aunque las cifras aún están lejos de las de hace un par de años, se trata de una buena recuperación para el Travel online, especialmente debido al crecimiento del comercio electrónico en el sector de la hostelería.

La Hospitalidad Virtual se inscribe en este contexto en el que la tecnología influye en el sector de la hostelería de otras maneras.

Basta con pensar, por ejemplo, que la pandemia ha contribuido a la aparición de una nueva categoría de viajeros llamada “nómadas digitales“, que pueden viajar de forma continua mientras trabajan en línea y que ahora reclaman más que nunca soluciones de autoservicio para gestionar sus viajes.

No solo el Self Check-in, sino que también la Domótica revoluciona la acogida cuando se traduce en el control del consumo y en un servicio de recepción y conserjería virtual siempre disponible para los huéspedes. 

Para muchos, la introducción de la tecnología de autoservicio parece acabar con la esencia misma de la hostelería. En realidad, esto no significa dejar a los huéspedes desatendidos; de hecho, puede ser muy beneficioso para ambas partes, ya que el establecimiento gana mayor rapidez en las operaciones y los huéspedes ganan más control sobre su estancia.

Por lo tanto, paradójicamente, las experiencias de autoservicio bien organizadas, como el Self Check-in, pueden aumentar la fidelidad de los clientes e incluso ayudar a crear un vínculo emocional con el establecimiento.

El nuevo viajero hiperconectado busca cada vez más soluciones fluidas en el mundo del Travel y de la Hostelería, es decir, experiencias de compra inmediatas y comprensibles, libres de fricciones en la comunicación y en el uso de los servicios ofrecidos.

Además, si algo nos ha enseñado la pandemia es que la tecnología digital puede convertirse en un gran aliado tanto para proteger la privacidad como para garantizar la seguridad de los huéspedes: es aquí donde soluciones innovadoras, inteligentes y sostenibles como el Self Check-in encuentran un terreno fértil para desarrollarse y crecer cada vez más.

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