Come gestire un hotel o un piccolo albergo e come il self check-in facilita il compito

Gestire un hotel è un’attività che cambia radicalmente a seconda dell’avere a che fare con una grande struttura o con un piccolo albergo. Inoltre ci può essere differenza anche nel modello di business a seconda dell’avere a che fare con un hotel di proprietà, rispetto a un contratto di management o a uno di franchising: sono infatti diversi i pesi e le responsabilità tra proprietà e gestione e questo ha dato vita a differenti approcci di management.

Dato che in Italia il tipico modello di business è quello di piccole strutture alberghiere a gestione familiare, di solito non superiori alle 40 camere, ci concentreremo principalmente su queste, dato che per la complessità di gestione di un grande albergo non basterebbe lo spazio di un articolo (qui invece il nostro approfondimento sulla gestione di un b&b a distanza). La gestione di un hotel richiede infatti la supervisione di molte aree diverse per garantire che tutto funzioni in modo efficiente e che gli ospiti siano soddisfatti.

Approfondiremo 3 differenti casistiche:

• La gestione di un piccolo hotel di proprietà

• La gestione di un piccolo hotel in management

• La gestione di un piccolo hotel in franchising

In primis però analizzeremo l’importanza di risparmiare tempo e denaro con l’ausilio della tecnologia.

Come gestire un albergo con la tecnologia

Qualunque modello di business si scelga resta invariata la necessità di avere molta tecnologia per facilitare le tante attività quotidiane. Questo consente di risparmiare tempo e conseguentemente, denaro. Gestire un piccolo albergo grazie alla tecnologia può essere molto utile per semplificare e automatizzare i processi, migliorare l’esperienza degli ospiti e aumentare l’efficienza. La tecnologia può aiutare a velocizzare e semplificare le operazioni principalmente in 5 modi principali:

1. Utilizzando un sistema di prenotazione online o booking engine: permette di disintermediare le OTA e riduce la necessità di effettuare prenotazioni tramite telefono o email. Inoltre, un sistema di prenotazione online può aiutare a ridurre gli errori di prenotazione, evitare gli overbooking e a gestire meglio le disponibilità delle camere.
2. Utilizzare un software di gestione dell’hotel o PMS: un programma che può semplificare la gestione di molte attività quotidiane dell’hotel, come la gestione delle prenotazioni, la gestione delle camere, la fatturazione, la gestione delle attività di marketing e la gestione delle relazioni con i clienti.
3. Implementare un sistema di check-in e check-out online: un sistema di self check-in online può aiutare gli ospiti a risparmiare tempo, evitando la necessità di recarsi alla reception per effettuare queste operazioni. Inoltre, un sistema di check-in e check-out online può ridurre gli errori e migliorare l’esperienza degli ospiti. A seguire il nostro approfondimento sulla soluzione offerta da Vikey, il sistema leader in Italia per la gestione del check-in e check-out da remoto.
4. Utilizzare un sistema di pagamento online: un sistema di pagamento online può semplificare il processo di pagamento per gli ospiti, ridurre i tempi di attesa e aumentare la sicurezza delle transazioni. Oggi ne esistono diversi tipi e si sta diffondendo anche il pagamento a rate del BNPL (buy now pay later)
5. Utilizzare la tecnologia per migliorare l’esperienza degli ospiti: ci sono molte tecnologie disponibili all’interno di quell’ampia disciplina chiamata domotica per gestire le luci e la temperatura delle camere, l’utilizzo di applicazioni mobili per fornire informazioni sulla zona circostante, e l’installazione di schermi interattivi per fornire info sui servizi dell’hotel. Alcuni hotel hanno anche iniziato a usare l’intelligenza artificiale e a integrare i propri sistemi con sistemi di assistenza vocale.

In sintesi, la tecnologia può essere un grande aiuto nella gestione di un piccolo albergo, semplificando molte attività quotidiane e migliorando l’esperienza degli ospiti. Tuttavia, è importante scegliere le tecnologie giuste in base alle esigenze specifiche dell’hotel.

Vantaggi del self check-in con Vikey

Il Self Check-in con Vikey offre una serie di vantaggi significativi che migliorano l’esperienza sia per gli ospiti che per gli operatori alberghieri. In particolare, il notevole risparmio di tempo sia per gli ospiti che per il personale alberghiero è reso possibile tramite una serie di automatismi.

Una delle principali ragioni per cui Vikey è una scelta vincente è la riduzione significativa del carico di lavoro alla reception, trasformabile in una reception virtuale.

Le operazioni di check-in e check-out diventano processi rapidi e senza intoppi, consentendo un flusso costante di arrivi e partenze, oltre alla riduzione delle code alla reception.  Inoltre, con la possibilità di aprire le porte tramite smartphone, il personale della reception può dedicarsi con più attenzione alle esigenze specifiche degli ospiti. Infine, Vikey aumenta la visibilità della struttura sulle OTA (Online Travel Agencies), contribuendo a una maggiore esposizione e, di conseguenza potenziale aumento delle prenotazioni. Per un Hotel o b&b di piccole dimensioni, avere un sistema integrato che consenta di gestire l’ingresso degli ospiti a distanza si traduce nella possibilità di una migliore gestione del personale e una evidente riduzione dei costi.

Vikey facilità l’host anche grazie alla facilitazione del calcolo e pagamento della tassa di soggiorno, nonché l’invio delle schedine al portale alloggiati. I sistemi sono integrati con il software Vikey, appositamente studiato per consentire al manager una gestione a 360° da un’unica piattaforma. Sempre da software Vikey è anche possibile sfruttare i benefici della domotica, ovvero e la gestione totalmente da remoto dei sistemi di illuminazione e riscaldamento delle camere, con conseguente abbattimento dei costi di personale e di energia, oltre agli effetti benefici sull’ambiente.

Come gestire un hotel di proprietà

Gestire un hotel di proprietà permette evidentemente di non avere quei costi legati all’affitto anche se, nel caso di una nuova acquisizione, va comunque considerato l’impatto del mutuo. Questo vantaggio però permette di concentrarsi maggiormente sul business principale, quello dell’ospitalità, offrire un servizio più attento e personalizzato e prestare attenzione ad aree quali:

• Marketing e prenotazioni: è importante fare in modo che l’albergo sia ben visibile online e che i clienti possano facilmente prenotare una stanza attraverso il sito web o gli altri canali di prenotazione.
• Gestione delle camere: assicurarsi che le camere siano sempre pulite e in ordine e che gli ospiti abbiano tutto ciò di cui hanno bisogno durante il loro soggiorno.
• Personale: fare in modo di avere un team di personale affidabile e professionale, che possa aiutare gli ospiti durante il loro soggiorno e gestire le richieste dei clienti: indispensabile la formazione sul campo
• Finanze: negli ultimi anni si è riscoperto il controllo di gestione: la necessità di controllare attentamente le finanze dell’hotel, assicurandosi di avere una buona gestione dei costi e di ottenere il giusto profitto.
• Servizi aggiuntivi: l’offerta di servizi extra, come la colazione, il servizio in camera, l’accesso a una piscina o a una palestra, può aumentare il valore per gli ospiti, aumentare lo scontrino medio e dare un vero senso di ospitalità.

Come si gestisce un hotel in management

Se prendi in gestione un piccolo hotel non sarai proprietario delle mura, ma corrisponderai un affitto per poterne gestire gli affari correnti. Questo andrà ovviamente a incidere sulla struttura dei costi e bisognerà porsi l’obiettivo di un tasso di riempimento e di una tariffa media che arrivi a coprire anche queste spese, oltre quelle del personale e dei costi fissi. In questo senso è essenziale dotarsi di un piano d’affari solido che descriva la strategia per attirare clienti, gestire i costi e generare profitti.

Prendere in gestione in hotel, può voler dire anche affrontare importanti spese di ristrutturazione, e potrebbe essere necessario fare ricorso a finanziamenti per riavviare o espandere l’hotel, quindi è importante esplorare tutte le opzioni di finanziamento disponibili, come prestiti bancari o investitori privati.

Il resto delle attività è più o meno analogo a quanto detto per un hotel di proprietà: dotarsi di un team di dipendenti qualificati per gestire la reception, le camere, la ristorazione e altri servizi per gli ospiti, avere una buona presenza online e promuovere l’hotel attraverso il sito e diverse piattaforme per attirare nuovi clienti e aumentare le prenotazioni, gestire offerta di servizi aggiuntivi, manutenzione e revenue: serve sicuramente avere una buona conoscenza del settore alberghiero, delle tendenze e delle aspettative degli ospiti, per poter poi prendere decisioni informate e offrire un servizio di qualità.

Come gestire un piccolo albergo in franchising

Un hotel può essere gestito in franchising sia nel caso sia di proprietà sia nel caso sia in management: ciò che cambia è la gestione del brand, dato che si aderisce al format creato di solito da una grande catena internazionale che impone le sue regole per quanto riguarda il nome e le procedure dell’hotel. Rispetto ai due modelli precedenti c’è in più un investimento in marketing nell’adesione a una catena, che viene ripagato dalla maggiore visibilità che ha quel brand su alcuni mercati.

Come gestire un albergo con la tecnologia

Qualunque modello di business si scelga resta invariata la necessità di avere molta tecnologia per facilitare le tante attività quotidiane. Gestire un piccolo albergo grazie alla tecnologia può essere molto utile per semplificare e automatizzare i processi, migliorare l’esperienza degli ospiti e aumentare l’efficienza. La tecnologia può aiutare a velocizzare e semplificare le operazioni principalmente in 5 modi principali:

1. Utilizzando un sistema di prenotazione online o booking engine: permette di disintermediare le OTA e riduce la necessità di effettuare prenotazioni tramite telefono o email. Inoltre, un sistema di prenotazione online può aiutare a ridurre gli errori di prenotazione, evitare gli overbooking e a gestire meglio le disponibilità delle camere.
2. Utilizzare un software di gestione dell’hotel o PMS: un programma che può semplificare la gestione di molte attività quotidiane dell’hotel, come la gestione delle prenotazioni, la gestione delle camere, la fatturazione, la gestione delle attività di marketing e la gestione delle relazioni con i clienti.
3. Implementare un sistema di check-in e check-out online: un sistema di self check-in online può aiutare gli ospiti a risparmiare tempo, evitando la necessità di recarsi alla reception per effettuare queste operazioni. Inoltre, un sistema di check-in e check-out online può ridurre gli errori e migliorare l’esperienza degli ospiti.
4. Utilizzare un sistema di pagamento online: un sistema di pagamento online può semplificare il processo di pagamento per gli ospiti, ridurre i tempi di attesa e aumentare la sicurezza delle transazioni. Oggi ne esistono diversi tipi e si sta diffondendo anche il pagamento a rate del BNPL (buy now pay later)
5. Utilizzare la tecnologia per migliorare l’esperienza degli ospiti: ci sono molte tecnologie disponibili all’interno di quell’ampia disciplina chiamata domotica per gestire le luci e la temperatura delle camere, l’utilizzo di applicazioni mobili per fornire informazioni sulla zona circostante, e l’installazione di schermi interattivi per fornire info sui servizi dell’hotel. Alcuni hotel hanno anche iniziato a usare l’intelligenza artificiale e a integrare i propri sistemi con sistemi di assistenza vocale.

In sintesi, la tecnologia può essere un grande aiuto nella gestione di un piccolo albergo, semplificando molte attività quotidiane e migliorando l’esperienza degli ospiti. Tuttavia, è importante scegliere le tecnologie giuste in base alle esigenze specifiche dell’hotel.

Come guadagna un hotel e come gestirlo con successo

Tenere traccia dei costi, gestire efficacemente il personale e avere una buona relazione con i propri clienti sono solo alcune delle cose importanti per gestire un piccolo hotel con successo. La flessibilità e la capacità di adattarsi ai cambiamenti del mercato e delle esigenze dei clienti sono fondamentali per il successo della gestione e la chiusura dell’anno con un revenue importante. Naturalmente il guadagno principale per un hotel arriva dalla vendita delle camere, infatti uno dei più importanti indicatori per comprendere se un hotel sta guadagnando è il REVPAR, o guadagno per camera disponibile.

Ma si possono ottenere guadagni importanti anche con gli altri reparti, tradizionalmente definiti “non room”: il ristorante, il bar, le sale meeting e congressi, la spa, la palestra e tutti i servizi extra che possono essere offerti ai clienti, dalla colazione in camera al pick up per l’aeroporto. La stessa tecnologia ci può aiutare per fare upselling e proporre al cliente quello di cui ha bisogno al momento giusto ed è assolutamente importante testare quella che poi si intende utilizzare per verificare che tutto funzioni alla perfezione.