Una delle cause di stress più frequenti per i proprietari o gestori di B&B, hotel, case vacanze o altre strutture ricettive è la fase di check-in degli ospiti, ovvero la consegna delle chiavi di stanze o appartamenti. La ragione di questa particolare frustrazione risiede negli immancabili ritardatari che comunicano all’ultimo momento cancellazioni di treni, traffico o inconvenienti last minute che li obbligano a posticipare l’orario di arrivo e dunque l’ingresso in struttura.
Al posto di mettersi in attesa ore e ore davanti alla porta o di delegare il povero receptionist esausto di una lunga e intensa giornata di lavoro, non sarebbe meglio provare il Self Check-in e le serrature e citofoni WiFi per strutture ricettive? Scopriamo come le serrature smart possono rendere autonomi gli ospiti e far risparmiare lavoro e tempo prezioso agli host che possono finalmente gestire la struttura da remoto.
Serratura WiFi: come funziona
Il Self Check-in o check in automatico per strutture alberghiere ed extralberghiere (B&B, hotel, affittacamere, agriturismi, case vacanza, ecc.) consente di aprire porte delle camere o di sbloccare varchi come il portone d’ingresso, i cancelli o le sbarre) tramite tecnologie digitali e domotiche messe a disposizione della struttura.
Tra gli indiscutibili vantaggi del Self Check-in figura il fatto che, consentendo l’ingresso degli ospiti in totale autonomia, non c’è più bisogno che il personale sia presente fisicamente alla consegna delle chiavi al momento dell’arrivo. Questo si traduce in un notevole risparmio di tempo, risorse e denaro per gli addetti ai lavori, che possono concentrarsi su altri momenti della fase di accoglienza. Inoltre questa particolare gestione degli ingressi in modalità “contactless” è particolarmente gradita dagli ospiti per l’indipendenza, la privacy e la tranquillità di poter arrivare con calma senza l’ansia di far aspettare qualcuno che consegni loro le chiavi dell’alloggio.
La serratura elettrica WiFi (o per essere più precisi, bluetooth, come spiegheremo meglio più avanti) è la tecnologia che consente materialmente agli ospiti l’ingresso in struttura e in stanza. Tramite Smart Lock per il Self Check-in infatti è possibile eliminare del tutto la consegna delle chiavi, gestendo tutto da remoto.
Il funzionamento della serratura elettronica è semplicissimo. Per ogni prenotazione si genera una chiave digitale univoca e temporizzata, ovvero valida esclusivamente dalla data di check-in dell’ospite a quella di check-out. Tale chiave digitale verrà trasmessa alla serratura smart per aprire maniglie elettroniche di stanze e appartamenti tramite smartphone o da remoto, attraverso l’app per Host (basta un semplice clic su un bottone tramite app per aprire la porta).
In questo modo i proprietari di B&B, case vacanze o alberghi possono monitorare la cronologia deli accessi alle loro strutture e condividere i dati con il resto del team.
Alcuni dispositivi di apertura da collegare all’hub centrale del check-in automatico sono:
- Lo Smart Lock che si installa in pochi minuti sulla porta di stanze e appartamenti al posto del tradizionale cilindro europeo, rendendo la serratura completamente digitale e l’apertura smart. Si alimenta a batteria ed è collegata tramite Bluetooth con il dispositivo centrale.
- Lo Smart Handle, ovvero la maniglia elettronica, compatibile con la porta delle stanze, che si apre da remoto, tramite smartphone e dove digitare il codice numerico univoco di apertura che cambia a ogni prenotazione.
- L’Incontro Elettrico, tramite il quale la porta viene elettrificata e si libera lo scrocco a seguito di un impulso elettrico, permettendo l’apertura sia smart che con chiave originale.
Il portone d’ingresso o gli ingressi condominiali invece si aprono grazie al nostro dispositivo centrale denominato Vikey4, installato dentro la struttura direttamente collegato al citofono interno degli appartamenti e connesso al Wi-Fi. Tramite lo smartphone (del cliente o del gestore) si invia il segnale al Vikey4 che fa scattare i varchi condominiali tramite il citofono, senza permessi condominiali.
Questi dispositivi di apertura di porte interne sono smart lock e compatibili con le normali serrature a cilindro europeo e con tutti tipi di porte, anche blindate, e cancelli. Mentre per l’apertura del portone d’ingresso è sufficiente connettere il citofono al dispositivo centrale Vikey4.
Vi sono diverse modalità di apertura smart:
- Con chiamata citofonica che viene trasmessa direttamente sul telefono del proprietario, il quale può aprire da remoto gli accessi direttamente dal tastierino numerico durante la chiamata;
- Da smartphone: grazie all’app per Host il proprietario può sempre aprire da remoto tutti gli accessi della struttura, mentre gli ospiti possono accedere ai tasti di apertura da web app (ossia il link che ricevono al momento della prenotazione);
- Dal tastierino numerico presente sulla maniglia elettronica dello Smart Door Lock o dello Smart Handle, inserendo il codice univoco ricevuto in fase di prenotazione;
- Mediante un codice che permette di sbloccare lo smart lock o lo smart handle;
- Con Card RFID: gli ospiti possono accedere alla struttura utilizzando apposite card magnetiche dotate di tecnologia RFID, che basterà avvicinare alla serratura elettronica per sbloccare l’apertura della porta;
- Con SMS: il Self Check-in tramite SMS consiste nella ricezione dell’ospite di un sms con il link alla pagina web con i tasti di apertura di portone e porta della stanza, oltre a una serie di remind con i vari link per completare il check-in online.
Le diverse modalità di apertura Smart Door Lock sono state progettare per fare in modo che le serrature elettroniche funzionino h24 e anche in caso di guasti alla rete internet, sarà infatti sempre possibile aprire tramite codice numerico che l’ospite riceve al momento della prenotazione.
Grazie alla serratura smart apribile con codice e ai citofoni wifi è dunque possibile trasformare lo smartphone in una vera e propria chiave digitale in grado di aprire varchi su strada, cancelli e porte delle camere in modo facile, intuitivo e veloce.
Ma perché la serratura elettronica (Smart Lock o handle) apre solo la porta dell’appartamento o della stanza? Perché non si può installare all’esterno di un edificio per ragioni tecniche e di condivisione di utilizzo. Per aprire il portone su strada, il dispositivo di Self Check-in viene collegato al citofono in modo da renderlo smart. Sarà l’ospite una volta arrivato in struttura, oppure l’host da remoto, a sbloccare l’apertura del portone senza usare le chiavi (anche a distanza) cliccando semplicemente l’apposito pulsante “apri portone” sulla web app o app host.
È dunque possibile rendere smart l’apertura del portone collegando il dispositivo Vikey4 direttamente al citofono interno, mentre invece per l’apertura delle porte dell’appartamento o delle camere si può installare la serratura elettronica o l’incontro elettrico.
Serrature Smart WiFi (bluetooth): vantaggi
Senza dubbio i vantaggi della Serratura Bluetooth e dei citofoni WiFi sono tutti da sfruttare per le strutture ricettive che vogliono puntare all’innovazione:
- Tutti i dispositivi potranno essere installati senza la necessità di chiedere permessi condominiali perché vengono montati direttamente sulle porte degli appartamenti o di stanze di B&B o hotel;
- Oltre alle modalità di apertura smart è sempre possibile accedere agli alloggi tramite chiavi fisiche di backup come una normale serratura;
- Consentendo agli ospiti la possibilità di aprire porte di case o stanze d’albergo anche senza internet, le serrature smart eliminano completamente le chiavi fisiche;
- Grazie al Self Check-in e alle serrature smart WiFi si riducono sia gli assembramenti che il lavoro della reception, che in questo modo diventa totalmente digitale;
- Sgravando i dipendenti dalle procedure di check-in tradizionali, questi possono dedicarsi a migliorare l’accoglienza laddove questa da sempre offre valore nel Turismo, ovvero nel rapporto e nel contatto con l’ospite;
- Non esisteranno più code in ricezione, late check-in e check-in last minute senza reception attiva;
- Entrare fisicamente nell’alloggio mediante chiavi virtuali è un servizio che viene particolarmente gradito per la comodità e la particolare innovazione del check-in alberghiero;
- Aumento del senso di affidabilità degli ospiti nei confronti della struttura, in quanto apprezzano sempre più il Self Check-in e le serrature WiFi come servizi in grado di fare la differenza nella scelta di una struttura;
- Prolungamento degli orari di check-in che piace tanto agli ospiti perché così possono sganciarsi da tempistiche restrittive imposte dalla struttura, e non reca alcun disturbo agli host dal momento che possono gestire gli ingressi comodamente a distanza;
- Maggiore autonomia e indipendenza per gli ospiti che possono gestire i loro ingressi in modalità “contactless” senza l’ansia di trovare chiuso.
Grazie agli incredibili vantaggi in termini di tempo e denaro delle serrature WiFi, gli host possono gestire la struttura ovunque si trovino offrendo un servizio innovativo, efficiente e particolarmente gradito dagli ospiti.
Abbinate ai servizi di domotica alberghiera messi a disposizione della struttura, le serrature smart evitano ritardi, perdite di tempo e sprechi di risorse e di energie.
L’offerta di un efficiente servizio di automazione di camere di d’hotel, B&B e appartamenti incide positivamente anche sulle recensioni e la fiducia dei clienti, che una volta arrivati possono iniziare subito a dedicarsi alla vacanza fruendo di dispositivi intelligenti che renderanno ancora più confortevole il loro soggiorno.