Cosa fa il receptionist notturno, dalla sorveglianza della reception ai late check-in

Il receptionist notturno in albergo è un ruolo fondamentale nell’industria dell’hospitality perché garantisce l’operatività della struttura ricettiva 24/7 e unisce le classiche mansioni dell’accoglienza a quelle di portiere di notte, diventando quindi anche responsabile della sicurezza e della sorveglianza dell’albergo durante le ore notturne. Per questo è fondamentale che sia preparato da un lato sulla gestione dei flussi di persone in entrata (late check-in) e in uscita (early check-out), che abbia una buona conoscenza delle lingue straniere e sappia gestire i software per registrare gli accessi e chiudere la contabilità giornaliera.

Dall’altra parte deve padroneggiare le procedure da attuare in caso di attività sospette, quali ingressi non autorizzati e rumori inconsueti. Inoltre è responsabile delle emergenze e delle richieste notturne della clientela: per questo un portiere notturno non può dormire nelle ore di servizio anzi, addormentarsi sul posto di lavoro sarebbe causa di licenziamento. Si tratta per questo di un lavoro particolarmente usurante e c’è un’alta richiesta di persone con esperienza dato che durante la pandemia molte persone hanno preferito cambiare settore e cercare un lavoro diverso pur essendo qualificate per lavorare come portiere d’hotel.

Le mansioni del portiere notturno

I compiti del portiere d’albergo notturno sono principalmente sei:

• Controllare gli accessi: il receptionist notturno è responsabile del controllo dell’accesso all’albergo, del check-in e del check-out, assicurandosi che solo le persone autorizzate entrino o escano durante la notte.
• Sorvegliare l’albergo: il portiere notturno ha il compito di sorvegliare l’albergo durante la notte, assicurandosi che non ci siano intrusioni o attività sospette.
• Rispondere alle emergenze: in caso di allarmi ed emergenze, quali possono essere un problema di salute degli ospiti, un black out, un allagamento o un principio d’incendio, il receptionist è responsabile nel chiamare i soccorsi o i tecnici incaricati e gestire la situazione fino al loro arrivo.
• Aggiornare i registri: l’addetto alla reception deve tenere il registro delle entrate e delle uscite durante la notte, aggiornare i file da inviare alla Questura e all’Istat, soprattutto per chi si ferma una notte: da gennaio 2022 i dati vanno comunicati entro 6 ore dall’ingresso.
• Gestire le richieste dei clienti: non è infrequente che i clienti chiamino in reception durante la notte per segnalare disservizi o effettuare richieste come coperte, cuscini, asciugamani o servizio in camera.
• Chiudere la contabilità di giornata: alla fine di un giornata in hotel bisogna verificare se sono arrivati tutti gli ospiti prenotati e gestire la situazione con chi ha fatto no-show: capire se è semplicemente in ritardo e se farà eventualmente un late check-in oppure se non si presenterà affatto e applicare le penalità del caso. Diventa fondamentale avere sotto controllo questo aspetto anche per sapere se è possibile assegnare una camera in caso di walk-in, vale a dire quel caso rarissimo in cui un cliente di passaggio entra per chiedere una camera senza passare da un intermediario online.

Come si diventa receptionist notturno?

Non è necessario avere un titolo di studio specifico per diventare receptionist di hotel, è sufficiente essere diplomati, meglio se in un istituto alberghiero. E’ sicuramente un plus essere in possesso di una laurea e aver frequentato corsi specifici per lavorare nel turismo. Ciò che conta sono piuttosto le competenze richieste, in primo luogo la conoscenza delle lingue: l’inglese è indispensabile e una seconda lingua è spesso richiesta, a seconda delle tipologie di turisti che frequentano una zona (ad esempio in Veneto e Trentino è quasi sempre richiesto il tedesco).

Sono richieste ovviamente grandi doti amministrative e organizzative oltre a una buona competenza informatica, in particolare sull’utilizzo dei PMS, property manager systems, vale a dire i software gestionali degli hotel. In alcuni casi al receptionist può anche ricevere il compito di gestire disponibilità e prezzi delle camere sui portali: in questo caso, oltre alla conoscenza delle piattaforme è utile aver studiato le dinamiche del revenue management.

Quanto guadagna un portiere di notte?

Lo stipendio di un receptionist notturno dipende dal livello in cui è inquadrato nel CCNL Turismo, dal livello e dal numero di camere dell’albergo e dagli orari di lavoro. I minimi salariali lordi previsti dal contratto collettivo per i pubblici esercizi prevedono come paga base mensile, per 14 mensilità:

• V livello (centralinista semplice): 1412,51 euro, di cui 890,14 euro come paga base (minimo tabellare o di stipendio), 522,37 euro come indennità di contingenza
• IV livello (centralinista lingue estere): 1507,69 euro, di cui 982,75 euro come paga base (minimo tabellare o di stipendio), 524,94 euro come indennità di contingenza
• III livello (capo centralinista): 1599,14 euro, di cui 1.070,88 euro come paga base (minimo tabellare o di stipendio), 528,26 euro come indennità di contingenza

A questo va poi aggiunta un’indennità per il numero di turni notturni fatti, un trattamento salariale integrativo che va concordato: in grandi strutture spesso ci sono più receptionist e questo tipo di turni sono equamente distribuiti. La paga poi, aumenta naturalmente seguendo gli scatti di anzianità e gli adeguamenti all’inflazione trattati dai sindacati di categoria in fase di rinnovo dei contratti collettivi.

Che orari fa un receptionist notturno?

Tipicamente il receptionist notturno può svolgere turni di 6 o 8 ore. Affinché il lavoro svolto sia riconosciuto come notturno e abbia diritto alla paga corrispettiva è necessario che almento 3 ore di lavoro siano svolte nella fascia compresa tra mezzanotte e le 5 di mattina. In caso contrario (ad esempio, un turno che finisce a mezzanotte) non si può parlare di portierato notturno. Un tipico orario di lavoro può essere ad esempio dalle 10 di sera alle 6 di mattina o dalle 11 di sera alle 7 di mattina (8 ore). Un turno di 6 ore sarà probabilmente da mezzanotte alle 6.

Un hotel può fare a meno del portiere notturno?

Non tutti gli hotel offrono il servizio di portierato notturno: è utile sincerarsi che il servizio sia presente se si rischia di arrivare tardi in hotel, tipico di chi viaggia per lavoro e ha un profilo altospendente. Diversi hotel, e molte strutture extralberghiere, decidono di chiudere relativamente presto gli orari di check-in proprio per non dover spendere in un servizio di reception notturna, oppure fanno pagare un sovrapprezzo per chi arriva tardi e deve fare un late check-in.

In questo modo chi fa a meno del servizio di portierato notturno rischia di perdere prenotazioni anche ben pagate se non ha sviluppato sistemi alternativi di accoglienza, quali il self check-in e l’apertura da remoto della porta: chi viaggia per lavoro ha tempi stretti e ha bisogno di poter accedere rapidamente alla struttura, inoltre difficilmente pagherebbe come servizio aggiuntivo quello che dovrebbe essere alla base dell’ospitalità.

Come Vikey aiuta il lavoro del receptionist notturno

Vikey ha sviluppato un sistema di self check-in che è in grado di semplificare il lavoro del receptionist notturno e alleviarlo da alcune mansioni time consuming. Vikey infatti è in grado di:

• Inviare all’ospite prima dell’arrivo in struttura il link per fare il check in online
• Raccogliere i documenti degli ospiti, calcolare la tassa di soggiorno e riscuotere i pagamenti
• Abilitare l’ospite ad aprire in autonomia la porta della camera, tramite web app

In questo modo il lavoro del receptionist notturno è estremamente semplificato e può limitarsi al riconoscimento e registrazione dell’ospite, mentre tutte le attività di raccolta documenti e pagamento vengono espletate in anticipo da Vikey. Inoltre, nel caso di non presenza del receptionist notturno, l’ospite non è costretto ad aspettare l’arrivo di un addetto per la consegna delle chiavi ma può entrare direttamente in camera grazie a uno smart lock.