L’automazione e le nuove tecnologie si rivelano alleati indispensabili per i professionisti dell’accoglienza turistica perché consentono di accogliere gli ospiti in sicurezza nel massimo rispetto della privacy e in modo del tutto innovativo.

In questo contesto Vikey, azienda specializzata nel self check-in e nel check-in online per strutture ricettive, ha raccolto le numerose richieste pervenute dal mondo dell’ospitalità ed è intervenuta su vari fronti per potenziare ancora di più i servizi offerti.

Tra queste trova spazio il Check-in Contactless o Self Check-in, ovvero l’operazione di check-in automatico che consente agli ospiti di entrare direttamente in camera grazie a strumenti e soluzioni domotiche messi a disposizione dalla struttura.

Scopriamo dunque come funziona il check-in senza contatto (contactless) e i motivi per cui questo servizio rappresenti la più grande innovazione tecnologica degli ultimi anni per Hotel, Case Vacanze e B&B.

Check-in Contactless: la rivoluzione dell’accoglienza

Contactless: senza contatto, lo dice la parola stessa. Nel settore turistico-alberghiero fare un Check-in Contactless significa sostanzialmente

effettuare tutte le operazioni di accettazione e conferma di prenotazione senza che ospite e proprietario entrino in contatto tra loro.

E questo rappresenta una delle più innovative tendenze nel settore alberghiero ed extralberghiero proprio perché consente agli ospiti di prenotare una struttura turistica e di effettuare il check-in da remoto fino a riuscire a entrare fisicamente negli alloggi mediante chiavi virtuali, utilizzando semplicemente il proprio smartphone.

Alcuni recenti sondaggi hanno rilevato che il check-in contactless aiuta gli ospiti a sentirsi più a proprio agio soggiornando in un hotel. Le chiavi digitali e i pagamenti elettronici vengono preferiti ai metodi tradizionali. Le strutture che sono passate all’utilizzo di queste nuove tecnologie di Hospitality Virtuale crescono vertiginosamente facendo registrare migliaia di automatizzazioni del processo di check in ogni giorno.

Mediante il Check-in senza contatto l’host può comodamente gestire la sua struttura a distanza automatizzando alcune attività, ottimizzando tempi e costi del servizio di ospitalità professionale ed evitando di perdere tempo in lunghe attese per la consegna delle chiavi a causa di eventuali ritardi o imprevisti degli ospiti.

Grazie al Check-in Contactless l’ospite non solo può completare e gestire in autonomia la sua prenotazione, ma evita di dover per forza interagire direttamente con il personale della struttura ricettiva per poter entrare nel suo alloggio.

Nel caso di late check-in, si stratta di una facilitazione enorme nella gestione del cliente, che può essere fidelizzato o incontrato “de visu” in un momento più comodo per entrambi.

Vikey infatti invia all’ospite il link per completare il check-in online prima dell’arrivo in struttura, raccoglie automaticamente i documenti degli ospiti, calcola la tassa di soggiorno, riscuote tutti i pagamenti e infine abilita l’ospite ad aprire in autonomia portone e porta della struttura.

Si tratta dunque di una soluzione di check-in automatizzato all-in-one più semplice, sicura e ottimizzata.

In sintesi l’app di Vikey:

• Consente l’autorizzazione digitale e l’elaborazione dei pagamenti online attraverso un’integrazione diretta con i principali OTA, PMS e CM per importare in automatico le prenotazioni;
• Invia i documenti identificativi degli ospiti al Portale Alloggiati;
• Comunica le presenze degli ospiti all’ISTAT e permette la firma con OTP del contratto di prenotazione;
• Invia all’ospite un link da cui si accede ai pulsanti per l’apertura delle porte da remoto. È anche possibile utilizzare una key di sicurezza per l’entrata autonoma dell’host o del personale, in caso di emergenze;
• Tramite la web app Vikey, consente all’ospite l’apertura delle porte o del portone solo ed esclusivamente per il periodo strettamente necessario al soggiorno, garantendo così un accesso senza chiavi fisiche nel massimo della sicurezza;
• Fornisce h24 tutte le informazioni necessarie per il soggiorno sia prima che dopo l’arrivo in struttura;
• Permette di fare upselling e cross-selling.

Queste funzionalità del Check-in Contactless consentono agli host di automatizzare l’intera procedura di check-in e permettono agli ospiti di inviare documenti ed effettuare pagamenti in pochi click prima dell’arrivo.

Inoltre con l’avvento delle Serrature Intelligenti (Serrature Elettroniche o Smart Lock) e l’impiego di soluzioni domotiche alberghiere all-in-one diventa ancora più semplice offrire agli host una perfetta combinazione di hardware e funzionalità automatizzate che li aiutino in una migliore gestione della propria struttura all’insegna del progresso, dell’efficienza, del risparmio energetico e della sicurezza.

Non solo dunque automatizzazione di ogni fase del processo di check-in e check out possibilità di sbloccare varchi tramite smartphone, ma anche controllo da remoto e automazione di camere di strutture di ogni genere.

La soluzione perfetta per far risparmiare tempo, energia e denaro ai proprietari e per aiutarli a gestire al meglio il proprio business.

Check-in Contactless: un servizio che fa la differenza

Al di là del rispetto del distanziamento sociale, ormai divenuto un elemento dall’importanza si spera sempre meno centrale, il Self Check-in o Check-in Contacless è un servizio sempre più apprezzato dagli ospiti, indipendentemente dalle circostanze recenti che hanno obbligato il mondo dell’hôtellerie a provvedere strumenti tecnologici che consentissero di ridurre assembramenti e contatti non necessari tra host ed ospiti.

Le più recenti statistiche parlano chiaro:

“Il 73% dei viaggiatori vuole utilizzare il telefono per il check-in e il check-out”

Fonte Time Magazine

Grazie al Check-in online l’invio dei documenti di riconoscimento alla struttura e i vari pagamenti avviene in pochi click e soprattutto in tutta sicurezza.

Inoltre il senso di indipendenza per gli ospiti che, grazie al Self Check-in, possono aprire portoni su strada, cancelli e porte di appartamenti o camere con un tap sul proprio device è impagabile perché finalmente non devono più preoccuparsi di arrivare in ritardo correndo il rischio di trovare la struttura chiusa.

Il Check-in Contactless dunque trasmette negli ospiti un particolare senso di affidabilità nei confronti della struttura che lo offre e diventa una caratteristica che può fare la differenza nella scelta dell’alloggio rispetto alla concorrenza.

L’offerta di un efficiente servizio di automazione messo a disposizione da alberghi, B&B, case vacanze e appartamenti incide positivamente anche sulle recensioni, il passaparola e la fiducia dei viaggiatori, che possono usufruire di un servizio moderno e innovativo tutto a vantaggio del comfort della loro vacanza.

Lato proprietari, il Check-in Contactless offre la possibilità di risparmiare moltissimo tempo sbrigando tutte le pratiche di accettazione da remoto, per esempio il caricamento dei documenti d’identità per l’invio delle schedine al Portale Alloggiati Web della Polizia di Stato, la riscossione della tassa di soggiorno (che viene calcolata in automatico), o il saldo del soggiorno stesso.

Consentire l’ingresso autonomo degli ospiti in struttura senza limitazione di orari comporta dunque un prolungamento degli orari di check-in che piace molto agli ospiti perché, grazie all’accesso digitalizzato in struttura, possono sganciarsi da tempistiche restrittive, e fa comodo anche i titolari che possono gestire gli ingressi a distanza.

La riduzione delle file in ricezione e alla diminuzione del lavoro del personale addetto in termini di incombenze e adempimenti quotidiani legati al check-in comportano una notevole ottimizzazione della gestione della struttura, un netto miglioramento della qualità del servizio offerto e un forte aumento della soddisfazione del cliente.

Si tratta quindi di un servizio orientato verso il futuro che può fare la differenza nella scelta della struttura ed alzare significativamente il livello dei servizi offerti agli ospiti del proprio Hotel, Albergo o b&b.